Aplicação da Política de Frota com Assinatura Online e Grátis

Entra ano e sai ano, e a aplicação da política de frota continua sendo necessária nas gestões de frotas de qualquer empresa.

No texto de hoje, vamos mostrar como você pode aplicar a política de frota neste começo de ano com assinatura online e grátis.

O que é a política de frota?

A política de frota é um conjunto de diretrizes, procedimentos e práticas que uma organização utiliza para gerir a sua frota de veículos. Esse documento inclui regras para aquisição, manutenção, operação e uso dos veículos da frota, e podem variar dependendo do tamanho e necessidades da organização.

Geralmente, a política de frota é desenvolvida para ajudar a empresa a atingir seus objetivos e maximizar a eficiência e eficácia do uso da frota, além de assegurar que os veículos sejam utilizados de forma segura e econômica.

A política de frota pode incluir regras para o uso de veículos por parte dos funcionários, manutenção preventiva e reparos, substituição de veículos obsoletos, e outras práticas que afetam o gerenciamento da frota.

Entre os itens que são indispensáveis na política de frota, estão:

• Qual a finalidade de uso dos veículos (Determinar quando, onde e porquê o veículo é utilizado, e se pode ser utilizado para fins particulares);
• Velocidade máxima permitida em trechos da cidade e estrada;
• Realização do checklist do veículo antes e depois de dirigir;
• Entrega periódica de comprovante da CNH regularizada de cada condutor;
• Formas de pagamento do abastecimento e em quais postos abastecer.

Lembre-se, na política, até o que for óbvio precisa ser dito.

Qual é o papel do gestor com a política de frota?

O gestor tem como responsabilidade verificar se todos esses procedimentos estão corretos, e em manter o documento atualizado, sempre acompanhado da validação de um advogado ou setor jurídico.

Além disso, o gestor precisa garantir a aplicação da política de frota através da ciência dos motoristas.

Para isso, os motoristas precisam ler a política de frota e assinar para demonstrar que está de acordo com tudo. Essa é uma ação que parece simples, mas em uma empresa com dezenas de motoristas que sempre estão pela estrada, esse processo pode se tornar lento.

Para facilitar a sua gestão, eu pensei em uma forma de conseguir a assinatura dos motoristas diretamente do celular deles, de forma online e grátis.

Ah, ainda não existe uma política de frota onde você trabalha? Baixe o nosso Modelo de Política de Frota e faça as alterações necessárias para ficar a cara da sua empresa.

Como aplicar a política de frota com assinatura online e grátis?

Vamos utilizar o Google Formulários para fazer a aplicação da política de frota com assinatura online e grátis.

Tudo o que você precisa fazer é passar a política de frota da empresa para o formulário, como na imagem abaixo:

Esse formulário precisa ter:

• Um campo de e-mail para você conseguir controlar quem o preencheu;
• A garantia de que todas as perguntas estão marcadas como obrigatórias.
• Um campo para que o motorista possa fazer sua assinatura (vou te mostrar como faz);

No smartphone, o motorista só vai precisar clicar no botão verde no topo da tela, e logo após isso, adicionar sua assinatura.

Como adicionar a função de assinatura no formulário?

1. Dentro da edição do Google Formulários, no canto superior esquerdo, clique nos 3 pontos e depois em “complementos”.
2. No modal que abrir, pesquise na caixa de pesquisa por “signature”.
3. Clique na extensão e instale.

Após a instalação, volte ao seu formulário e na parte superior, clique diretamente em “”Complementos”.

Dê start na ferramenta e faça o login com a mesma conta que você está fazendo o formulário.

Em seguida, selecione a opção “Add Single Signature”, preencha os campos e clique em “submit” ao final.

Logo após o envio, suas assinaturas estarão disponíveis e a pergunta “assinatura”  será gerada automaticamente.

Diferente do outro formulário, o link que precisa ser enviado para o motorista estará disponível na extensão. Clique em “see pending” e copie o link disponível.

Atenção: a assinatura só vai funcionar se você tiver copiado o link da extensão!

Por fim, veja nosso formulário de exemplo para descobrir o resultado final.

Como verificar se a Política de Frota está sendo seguida?

Mesmo que a assinatura seja muito importante, ela não garante que a política de frota vai ser sempre seguida.

Para que você tenha 100% de controle sobre sua operação, garantindo que ela vai estar rodando de forma segura e econômica, você precisa investir em um sistema de gestão de frota.

Através de um sistema como o Contele Fleet, você tem controle sobre vários eventos do veículo, como por exemplo:

• Velocidade máxima que ele atingiu;
• Locais que ele passou;
• Avarias identificadas.

Só assim, você vai ter uma frota totalmente otimizada e que respeita a política de frota!

Acesse a página do Contele Fleet e veja como podemos não apenas simplificar processos, como trazer economia para sua empresa.

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