Controle de Combustível: Sistema ou Planilha Online?

O controle de combustível por um sistema, ou uma planilha, ajudará na tomada de ações para a redução do consumo dos veículos.

Mas qual é a melhor forma de fazer esse controle? Sistema ou Planilhas Online?

Neste post, vamos abordar os 2 métodos, e deixar você decidir qual é o melhor para a sua empresa.

A importância do Controle de Combustível

Muitas empresas optam por não controlar o combustível da frota, se limitando apenas a pagar as contas do abastecimento, considerando isso como um custo necessário ou normal.

Isso pode ser um grande erro, pois é totalmente possível reduzir esse custo, focando no consumo de combustível dos veículos.

O consumo médio de combustível é um dos itens mais importantes na gestão de frotas, pois ele reflete uma série de outros fatores, como:

• Modo de condução;
• Problemas de manutenção;
• Calibragem dos pneus;
• E até o uso do veículo para fins particulares.

Por isso, é necessário que você fique atento aos motoristas e veículos com um consumo ruim.

Além disso tudo, gerenciar o combustível da frota vai te ajudar a ter um controle do gasto total da empresa, chegando no custo médio por litro, custo por km rodado, entre outros indicadores importantes.

Qual a melhor forma de controlar o combustível?

Já ficou claro que o importante é você fazer o controle de combustível e que, caso a sua empresa ainda não tenha, pode estar perdendo dinheiro.

Vamos agora abordar os 2 métodos principais para fazer esse controle, que é por meio de planilhas ou sistemas.

Planilhas para Controle de Combustível

As planilhas podem ser um ótimo começo para você que deseja controlar o combustível, sem custos para a empresa.

Podendo ser offline ou online, a planilha vai te ajudar a organizar os dados dos abastecimentos e chegar no consumo médio da frota.

No caso das planilhas offline (Excel por exemplo), vejo algumas desvantagens, como:

• Possibilidade de perder o arquivo;
• Apenas quem tem acesso aquele computador pode alimentar e visualizar os dados;
• Apenas uma pessoa pode acessar por vez;
• Não é possível contar com a participar simultânea dos motoristas.

A melhor opção são as planilhas onlines, como o Google Planilhas e Microsoft 365.

Com essa planilha online, se torna possível o preenchimento dos abastecimentos pelos motoristas, com a edição e análise dos dados pelo gestor. Tudo simultaneamente.

Dessa forma, você tem várias vantagens:

1. Backup e atualizações da planilha automáticos (sem necessidade de salvar);
2. Compartilhamento online com outros pessoas;
3. Atualização simultânea do conteúdo da planilha;
4. Engajamento dos motoristas com os registros de abastecimentos.

Esse último item é uma das melhores funções das planilhas online que você pode ter na gestão da sua frota.
Por meio do Google Formulários, o motorista pode registrar o abastecimento e fotografar a nota fiscal, e tudo ficará disponível para você na planilha.

Isso faz com que você receba na planilha os abastecimentos automaticamente, e na hora que eles foram registrados.

Com os dados na planilha, você poderá calcular as médias, criar gráficos e dashboards, como desejar.

Sistemas para Controle de Combustível

A principal vantagem de um sistema para controle de combustível é que ele já está pronto para esse objetivo.

O Contele Fleet, por exemplo, é um sistema de rastreamento e gestão de frotas, e conta com recursos para o controle de combustível.

Por meio de um aplicativo, o motorista pode registrar os abastecimentos dos veículos:

Com o registro, os dados vão para o Contele Fleet, onde o gestor pode acompanhar as médias de consumo por veículo e motorista.

Comece hoje mesmo

Como falei, o importante é você tem algum tipo de controle, seja por planilha ou sistema.

O que eu te recomendo para começar hoje mesmo é criar a sua planilha e acompanhar o consumo dos veículos.

Em paralelo a isso, você pode conhecer o Contele Fleet, fazendo a cotação e apresentação desse sistema.

Após ter o controle de combustível, é a hora de estabelecer metas para a redução, mas isso é assunto para outro post: 

• Como definir a meta ideal para o consumo de combustível
• O que Motiva um Motorista a Fazer Média de Combustível
• Utilizando um Sistema de Rastreamento NA PRÁTICA para Redução de Combustível na Frota

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