Economia na Gestão de Frotas: 5 Estratégias Para Reduzir Custos

Em um cenário de custos cada vez mais pressionados – com combustíveis voláteis, pneus cada vez mais caros e manutenções corretivas frequentes – a economia na gestão de frotas deixou de ser mero diferencial para se tornar fator crítico de competitividade.

Por isso, neste artigo apresentamos o método prático de Aguinaldo Oliveira, gestor com 15 anos de experiência, que, ao aplicar ações simples e disciplinares, gerou quase R$ 300 000 de economia apenas em pneus e reduziu drasticamente os custos de manutenção.

Quem é Agnaldo Oliveira?

Agnaldo Oliveira acumula quinze anos de experiência no setor de gestão de frotas. Nesse percurso, ele atuou como auxiliar de compras, comprador e analista de suprimentos, até assumir a coordenação completa da operação, onde trabalha hoje.

Atualmente, ele é responsável por uma frota mista de 30 a 40 veículos — entre caminhões truque e toco, máquinas pesadas e picapes de apoio.

Além disso, sua abordagem “mão na massa” permitiu-lhe coletar dados detalhados diretamente no pátio, antes mesmo de levar os resultados à diretoria. Dessa forma, ele garantiu que cada decisão fosse embasada em informações reais e atualizadas.

Desafios iniciais na busca pela economia

Entretanto, antes de detalhar as táticas, é importante entender por que muitas frotas ainda operam no modelo reativo e custoso:

• Falta de dados confiáveis: ausência de registros padronizados impede diagnósticos precisos;
• Manutenção corretiva predominante: paradas não programadas encarecem o custo-por-quilômetro;
• Desalinhamento da equipe: motoristas e mecânicos sem orientação clara geram retrabalho e desperdício;
• Negociações pontuais: sem parcerias duradouras, o poder de barganha fica limitado.

5 Estratégias para Economia na Gestão de Frotas

Para implementar de fato a economia na gestão de frotas, é preciso concentrar esforços em áreas que representam os maiores custos e desperdícios operacionais.

A seguir, apresentamos cinco frentes de ação. Além disso, quando adotadas de forma disciplinada, elas geram reduções significativas de despesa e aumentam a disponibilidade dos veículos.

1 – Controle Rigoroso de Pneus

Manter pneus bem gerenciados é a base para reduzir gastos e aumentar a segurança:

• Marcação Individual: identifique cada pneu com código único nos dois lados, para rastrear montagem, desmontagem e quilometragem;
• Planilha de histórico: registre data de montagem, marca, fabricação (semana/ano) e KM inicial;
• Cálculo de CPK (custo por quilômetro): some custo de compra e recapagens e divida pela quilometragem total até o descarte;
• Política de recapagem: recape metade dos pneus novos, priorizando recauchutagens que comprovem boa durabilidade em campo.

2 – Otimização de Lubrificantes e Manutenção Preventiva

Reduzir volume estocado e ajustes de periodicidade geram economias significativas:

• Embalagens adequadas: troque tambores de 200 L por baldes de 20L, diminuindo estoque de 400L para 60L/mês;
• Etiquetagem e kits: pré identifique filtros e lubrificantes com a placa do veículo para evitar erro de aplicação;
• Parcerias estratégicas: combine abastecimento periódico em posto de confiança com mão de obra gratuita para troca de óleo e filtro;
• Revisões programadas: defina intervalos fixos (ex: 15.000km) para trocas de óleo, alinhando manutenção preventiva ao perfil de uso (estradas de chão, urbano, etc).

3 – Engajamento de Equipe e Política de Frota

Sem alinhamento humano, até as melhores práticas fracassam. Para engajar:

• Documento de deveres e obrigações: co-crie, em reunião com motoristas, engenharia, RH e diretoria, políticas claras da sua frota. Como uso de EPIs, conduta ao volante, checklist do veículo e outros;
• Apresentação coletiva: compartilhe o documento e reunião geral, tire dúvidas e colete assinaturas – isso garante respaldo jurídico e adesão voluntária;
• Canais de feedback: use formulários simples para que motoristas reportem problemas e sugestões, fortalecendo a cultura de melhoria contínua.

4 – Negociação e Parcerias Estratégicas

Para ampliar o poder de barganha e reduzir custos unitários:

• Fidelização de fornecedores: concentre abastecimento e serviços (óleos, filtros, recapagem) em parceiros que ofereçam contrapartidas (descontos, mão de obra);
• Escalonamento de volume: apresente projeções de consumo anual para negociar preços por faixa de quantidade;
• Troca de valor: ofereça volume de abastecimento em troca de serviços gratuitos — ex.: “vou abastecer X litros por mês se você me dá mão de obra na troca de óleo”.

5 – Ferramentas Digitais para Coleta e Análise de Dados

Sistemas robustos ajudam, mas nem sempre são viabilizados rapidamente. Mãos à obra com recursos gratuitos:

• Google Forms + Planilhas: registre abastecimentos, manutenções e vistorias em tempo real, com formulários simples acessíveis por smartphone;
• Notificações automáticas: configure alertas por e-mail ou celular sempre que um formulário for enviado, garantindo resposta rápida;
• Espelhamento de tela: treine motoristas exibindo ao vivo o preenchimento do formulário em TV ou projetor, reduzindo resistência ao uso de tecnologia.

Como medir e apresentar resultados

Para garantir continuidade do projeto e aprovar novas etapas (como investimento em TMS ou telemetria), demonstre ganhos claros:

• Primeiramente, economia em pneus: apresente o valor absoluto economizado (ex.: R$ 300 000 em recapagens versus compras zero-km) e compare com o gasto anterior, tornando visível o impacto financeiro imediato;
• Em seguida, redução no consumo de lubrificantes: mostre a diminuição de estoque (de 400 L/mês para 60 L/mês), traduzida em economia mensal e anual, reforçando a eficiência do modelo preventivo;
• Além disso, diminuição de paradas corretivas: quantifique a queda no número de quebras emergenciais e horas-máquina perdidas – por exemplo, uma redução de 30 % nas interrupções não programadas;
• Consequentemente, observe a queda do CPK (custo por quilômetro): apresente a evolução do indicador antes e depois das ações (por exemplo, de R$ 2,50/km para R$ 1,80/km), evidenciando assim o ganho de produtividade.
• Perguntar ao ChatGPT
• Adicionalmente, retorno sobre o investimento (ROI): compare o custo de implantação das frentes de ação (horas de equipe, ferramentas gratuitas) com o total de economia gerada, comprovando payback rápido;
• Por fim, projeção de ganhos futuros: com base nos resultados atuais, estime a economia adicional que a adoção de TMS ou telemetria traria (ex.: +10 % de redução de custos), criando um business case robusto para novas etapas;

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