Como fazer a Gestão dos veículos em Home Office

O post de hoje será sobre como fazer a gestão dos veículos de forma simples, prática e home office.

Todo o país adotou a quarentena como um método de prevenção ao Novo Coronavírus.

Porém, existem empresas que, por vários motivos, não podem pausar suas atividades, e precisam de seus colaboradores ativos, como o caso das empresas que prestam serviços essenciais e seus motoristas.

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O cenário atual

Na atual situação, a maioria das empresas do mercado estão em duas condições.

Parte das empresas, por oferecerem serviços considerados essenciais, estão funcionando normalmente, ou até mesmo, aumentaram sua produção devido à alta demanda.

Outras, ao aderir a quarentena, tiveram que reduzir ou até mesmo encerrar suas atividades temporariamente.

E como o gestor de frotas pode exercer sua função nessas condições?

Empresas que reduziram suas atividades

Se os motoristas da sua frota estão cumprindo com a quarentena, e os seus veículos estão parados, o gestor pode utilizar o tempo para alinhar alguns pontos da frota, como por exemplo:

Levantamento de dados da frota:

Não é exagero falar que alguns gestores não tem informações básicas sobre a frota da empresa, como o tamanho, ou a idade média dos veículos.

Se você ainda não tem essa informação na ponta do lápis, esse período é ideal para essa coleta.

Mapa da frota:

Crie uma planilha com todas as informações dos seus veículos, como o tipo do carro, ano, valor do odômetro, tipo de combustível.

Dados dos motoristas: cadastro, detran:

Eu já falei em outros posts aqui para o blog, sobre a importância em ter controle da CNH dos motoristas da sua frota. 

Esse período, pode ser muito bem aproveitado para reforçar a segurança jurídica da sua empresa garantindo que todos os seus motoristas estejam devidamente habilitados para dirigir.

Revisão da política de frota:

A sua política de frota está atualizada?

As regras que considerava importante para gestão dos veículos, ainda estão valendo?

Utilize o momento para fazer uma nova análise da sua política de frota, acrescente novas regras que surgiram com o tempo, ou retire as que perderam relevância.

Manutenção dos veículos:

Se você já utiliza o sistema de checklist na frota, faça um levantamento de todas as ações que precisam ser feitas no veículos da sua frota.

A ideia, é que você tenha um bom diagnóstico da sua frota em mãos, assim fica mais fácil ter um plano de manutenção quando os veículos voltarem às atividades.

Empresas que estão à todo vapor!

Se a sua empresa está em atividades normalmente, e seus motoristas estão na rua, você pode adotar alguns métodos de prevenção para proteger sua frota, como:

Evitar o contato

Muitas empresas estão mudando sua rotina de trabalho para proteger seus motoristas…

Esse é o caso das empresas de entrega, que aderiram à um método de entrega que evita o contato físico.

O objeto é deixado no local, e através de um formulário ou whatsapp, o motorista informa a entrega.

O cliente, por sua vez, utiliza os mesmos métodos para confirmar o recebimento.

Gestão Home Office é fazer as informações chegarem até você

O controle dos gastos da frota, ainda precisa ser feito.

E mesmo longe da empresa, existem diversas maneiras de fazer essa gestão.

Se você ainda não tem um sistema de rastreamento, é possível fazer o controle de abastecimentos por meio de um formulário no Google Forms, sem custos para a sua empresa.

Basta acessar o https://docs.google.com/forms/ e criar um formulário, com itens, como:

– Motorista  (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Selecione (Liste os Nomes)

– Veículos (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Selecione (Liste as Placas)

– Hodômetro do Veículo (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Resposta Curta

Validação: É número

– Valor Total (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Resposta Curta

Validação: É número

– Litros Total(Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Resposta Curta

Validação: É número

– Tanque Cheio (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Selecione (Sim ou Não)

– Tipo de Combustível (Obrigatório)

Tipo de Resposta no Google Forms:  Selecione (Etanol, Gasolina, Diesel e Gás)

Preenchendo este simples formulário, seu motorista pode enviar todas as informações que você precisa fazer a gestão dos veículos e reduzir custos.

Que saber como fazer o controle do combustível da frota só usando o Google Formulário?

Eu fiz uma live sobre isso:

Controle do estado do veiculo com checklist

A manutenção dos veículos, é um assunto que você não pode deixar de lado.

Por isso, uma maneira de fazer esse controle de forma eficaz, é utilizando ainda o formulário do Google.

Seus motoristas devem preencher este formulário no momento em que pegar e deixar o veículo.

Se você ainda não conhece a importância do checklist, eu também já fiz uma live inteira sobre esse documento tão importante.

Algumas dicas para frota com veículo parado

Se o veículo da empresa vai ficar parado na quarentena, aqui vai algumas dicas para evitar problemas com manutenção quando retornar as atividades.

• Abasteça o veículo com combustível aditivado;
• Ligue o veículo por 20 minutos, pelo menos uma vez por semana;
• Calibre os pneus.

Dica Extra

Uma ótima dica é, inserir as orientações de higiene do motorista e do veículo no checklist.

Assim, você pode ter certeza de que a equipe está fazendo sua parte na prevenção ao Coronavírus.

Trabalhar em casa, pode ser uma tarefa difícil, principalmente, para o gestor que está adaptado à dinâmica de gerir uma frota de veículos.

Por isso, essas dicas são essenciais para o gestor que não quer perder a produtividade e manter a gestão dos veículos em dia.

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