Eu posso garantir: O infolist é o checklist veicular mais funcional que você verá.
Se você quer manter os cuidados com os veículos da frota, mas ainda sim otimizar a sua rotina e a dos motoristas, continue lendo esse post.
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Em uma enquete que reuniu 215, perguntamos a gestores de frota como os motoristas da empresa preenchem o checklist veicular.
50,2% responderam que fazem “mais ou menos certo”, enquanto 40,2% relatou que fazem “de qualquer jeito”. Não estamos aqui para crucificar os colaboradores, mas sim entender qual a responsabilidade dos gestores dentro desse resultado.
Como resolver essa questão? Mesmo que você esteja entre os 8,8% que disse que está tudo bem, continue aqui! Hoje, daremos várias dicas sobre como tornar o processo de checklist mais funcional.
Na live #114 que fiz com dois motoristas, perguntei a eles o que desmotiva o colaborador a não preencher o checklist veicular.
Ambos me responderam que, além dos questionários longos e cansativos, o preenchimento não trazia retorno. Portanto, o checklist só era preenchido caso acontecesse algum problema.
Leia o post sobre o assunto: Quem é o Responsável pela Manutenção dos Veículos da Frota?
Quando se observa que é só mais um documento nas mãos dos gestores e não se faz nada a respeito, a tarefa é deixada de lado ou não é realizada da forma correta. É normal na vida do motorista ter um dia cansativo, principalmente após longas viagens. Ter um questionário de duas páginas com perguntas que são irrelevantes ou redundantes não estimula o cumprimento da tarefa.
Não dá para culpar o colaborador, pois se estivéssemos na realidade dele o resultado provavelmente seria o mesmo. No início, o preenchimento seria feito corretamente, mas após um tempo, torna-se insustentável. Como gestores, precisamos facilitar a vida da equipe!
É uma lista de itens do veículo que precisam de revisão do motorista antes, durante ou após uma viagem.
E para que serve o checklist? Bom, existem dois motivos para isso.
O primeiro é auxiliar na manutenção dos veículos, pois no relatório terá todas as necessidades de melhoria de cada automóvel.
Em segundo lugar, é para identificar em qual momento o veículo foi danificado. Principalmente quando há grande rotação de motoristas para o mesmo meio de transporte, o checklist traz um histórico de onde o problema se iniciou.
Ao implantar um novo processo, é necessário que haja treinamento! Não é efetivo apenas dar uma ordem para o preenchimento de um novo formulário sem antes fazer o colaborador entender a necessidade desse procedimento.
O gestor de frota precisa mostrar os benefícios não apenas para a empresa, como para o colaborador. Mesmo que o retorno não seja imediato, as necessidades de melhoria serão averiguadas e colocadas em prática.
Se o seu método for digital, ensine o colaborador a como acessá-lo. Uma boa dica é gerar um QR Code e disponibilizá-lo para escanear no interior do veículo. Lembre-se: o checklist precisa estar na política de frotas, juntamente com as suas regras de preenchimento!
Provavelmente, você já viu sites em que é pago para que as pessoas respondam pesquisas de mercado. Dessa forma, a pessoa tem uma motivação extra para realizar a pesquisa, e assim passar informação para o realizador dela.
Isso demonstra como os dados são valiosos para as empresas.
O mesmo vale para a sua frota, e é por isso que você precisa extrair o máximo de informações possíveis com o motorista.
Se houver algum problema grave na frota e o checklist for simples e bem elaborado, você gestor consegue se antecipar, evitando que o problema se agrave e que outras consequências sejam gerados.
O infolist foi criado com o objetivo de ser um checklist informativo do dia a dia.
O checklist habitualmente é o mesmo que passei a definição capítulos acima: feito diversos momentos pelo motorista ao utilizar o veículo.
No entanto, o infolist vai numa direção contrária a esse conceito.
Com o infolist, o colaborador registra o problema somente quando ele existe. Não é preciso passar por uma jornada inteira de perguntas que não servirão para ninguém.
Apesar de simples, não pode ser feito de qualquer forma. É necessário que haja uma organização para que futuramente tenham registros e formas de filtrar as informações.
Ah, e não pense que o infolist acabará com os formulários mais completos, necessários para caminhões e grandes viagens. Ao invés de acabar com eles, defina uma frequência menor para realização deles.
Não é à toa, que temos para download gratuito um Modelo de Checklist Completo do Veículo, que você pode baixar clicando aqui.
Através de um infolist, o motorista poderá informar qual parte do veículo está com problema, como por exemplo:
Logo após isso, ele descreverá o que está acontecendo, e se quiser, adicionar uma foto para complementar a informação.
Caso não tenha nada para reportar, basta informar que o veículo não apresenta nenhuma avaria.
Eu preparei um modelo de infolist completo para que você possa implementar na sua gestão de frota.
Ele é um modelo do Google Formulários com perguntas condicionais 100% editáveis, e você pode fazer uma cópia dele clicando no link abaixo:
Sim, e é bem simples. No iPhone, basta abrir o link no Safari e adicionar à tela inicial. No Android, também é possível fazer esse procedimento. Dessa forma, o formulário vai estar na tela principal do smartphone.
Se você preferir uma solução já pronta, existe o aplicativo Contele Driver.
O Contele Driver é uma solução dentro do Contele Fleet, que realiza 3 funções:
Sempre que o motorista identificar uma avaria, basta preencher no checklist do Contele Driver, que essa informação vai chegar diretamente para o sistema do gestor de frota.
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