Diariamente, uma operação de frota produz dados valiosos para o gestor. Mas, se não houver uma ação sobre como analisar dados da gestão de frotas, eles não vão trazer nenhum benefício para a empresa.
No post de hoje, vou ensinar o jeito certo de analisar dados para que você possa tomar as ações necessárias para alcançar objetivos.
Dentro da gestão de frotas, existe uma série de dados que o gestor precisa estar atento.
Em uma pesquisa que realizei dentro de grupos de gestores de frotas, perguntei aos participantes se eles sabiam analisar dados da gestão de frotas:
Dessa vez, 43,7% informou que não analisa nenhum dado citado, enquanto apenas 14,1% analisa todos.
Se você se identifica com o maior resultado dessa enquete, você tem um problema.
Para explicar melhor isso, eu vou utilizar uma frase que sou fã, e que faz parte de Alice no País das Maravilhas:
“Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”
Lewis Carroll
Isso significa que não adianta ter um dado se você não sabe a meta que quer atingir. Em outras palavras, se você não tem um parâmetro definido para o que é bom e o que é ruim, qualquer dado vai parecer satisfatório.
Por exemplo: se você analisar o consumo de um veículo e o resultado for 5,3 km/l, como saber se isso é bom ou ruim?
Se está definido que a média daquele veículo é 6 km/l, então é um resultado ruim. Mas você só vai saber disso se analisar.
Agora, vamos passar pelos principais indicadores que você precisa saber compreender.
Ao analisar dados da gestão de frotas, o item número um que todo gestor precisa analisar é o consumo de combustível.
Essa análise é feita identificando quantos quilômetros um veículo fez com um litro de combustível,
Se na sua empresa é feita a identificação de motoristas, isso se torna um ótimo indicador para descobrir o desempenho de cada condutor.
Uma boa prática é pegar um dia na semana para analisar o consumo médio de cada veículo.
Assim, pode-se verificar se há incoerências em relação à meta estabelecida e, se for o caso, tomar as ações necessárias, como oferecer treinamento aos motoristas, conferir a manutenção dos veículos, verificar abusos no volante e investir em ferramentas para o motorista acompanhar a sua média de consumo.
É importante lembrar que as análises devem ser feitas periodicamente para evitar retrabalho e para que as ações possam ser tomadas de forma eficiente.
Primeiramente, você precisa ter o registro de todos os abastecimentos, e nisso, entra a participação do motorista no processo:
As imagens acima são do Contele Driver, aplicativo do motorista.
Na primeira imagem, temos a tela de cadastro de abastecimento. Os campos do veículo, data, hora e hodômetro já vêm preenchidos. O motorista só precisa informar a quantidade de litros abastecidos, preço por litro e tipo de combustível.
Após salvar o cadastro, essas informações são enviadas para o sistema do gestor. Mas a melhor parte não está aí.
O motorista consegue visualizar a média que ele realizou naquele trecho. Dessa forma, ele sabe se está batendo meta ou não.
Assim, você está dando poder para o motorista analisar dados da gestão de frotas, tornando essa missão muito mais colaborativa.
Aqui, queremos saber de duas coisas: o custo total de manutenção da frota e o tempo de indisponibilidade dos veículos (TIN).
O custo total de manutenção é um dado anual.
Para calcular a taxa de indisponibilidade, contamos as horas em que o veículo ficou indisponível e, em seguida, dividimos pelas horas mensais que aquele veículo é usado para trabalho, multiplicando o resultado por 100.
Exemplo: se um veículo está disponível 100 horas durante um mês, e ele ficou indisponível por duas horas, então o seu TIN é de 2%.
Eu recomendo fazer essa análise trimestralmente. No final do ano, você pode fazer um comparativo dos resultados de cada trimestre.
Caso a taxa de indisponibilidade ou o custo total de manutenção estejam aumentando muito, é hora de avaliar a troca do veículo.
Para isso, fica uma dica simples: Se o custo da manutenção dos últimos 12 meses ultrapassou 15% do valor do veículo, considere trocar o veículo!
Para diminuir os custos com manutenção, o ideal é que se tenha planos de manutenção para cada veículo. Dessa forma, você garante que as preventivas serão feitas.
Uma sugestão de ferramenta para isso é o Contele Rastreador, que possui um módulo totalmente dedicado para manutenções.
O item número 3 que é preciso ficar de olho ao analisar dados da gestão de frotas é o abuso no volante. Analise mensalmente a quantidade de eventos que acontece na sua frota por motorista, como por exemplo:
Se o número de eventos for superior a cinco no mês, é preciso conversar com esse condutor.
Ao conversar com ele e, se necessário, aplicar uma advertência, garanta que ele esteja ciente da política de frota.
Isso porque não é correto cobrar um motorista se ele não tiver previamente ciência das regras da empresa com o veículo.
Além disso, o gestor de frota precisa analisar a quantidade de multas e pontos da CNH de cada motorista.
Dirigir com a carteira com o limite de pontos estourado pode trazer consequência para quem dirige, como também para a empresa.
Em outro post, eu te ensino a como fazer a gestão de multas e CNH com um sistema de consulta automática:
Sistema para Consulta Automática de Multas e CNH | Entenda as Vantagens desta Solução
Esse é um tema muito importante para empresas de transporte e distribuição, já que a produtividade é essencial para o sucesso do negócio.
A primeira recomendação é definir uma meta de tempo médio de parada entre uma entrega e outra. Por exemplo, se a sua meta é de meia hora, e você percebe que o tempo médio de parada está passando desse tempo, é um sinal de alerta de que algo não está funcionando como deveria.
Nesse caso, é importante avaliar as rotas e verificar se há algum desvio ou problema na logística de entrega. Uma ação que pode ajudar é utilizar um roteirizador e verificar se há desvios particulares.
Além disso, é possível utilizar o sistema de rastreador para obter um relatório de produtividade e analisar o tempo médio de parada entre as entregas.
Por exemplo, em um período de uma semana, é possível verificar se o tempo médio de parada está dentro da meta definida. Caso contrário, é preciso avaliar a logística de entrega e formar um novo setor de logística para garantir que o processo de entrega seja eficiente.
É importante definir uma meta, avaliar as rotas e utilizar ferramentas como roteirizadores e sistemas de rastreamento para garantir a produtividade e eficiência na logística de entrega.
Custo por quilômetro rodado é um dos aspectos mais complexos para analisar dados da gestão de frotas. Para começar, é importante destacar que esse indicador é composto por diversos itens que podem ser variáveis ou fixos.
Entre os itens fixos, podemos citar a depreciação do veículo, a remuneração do motorista, o custo de capital, o IPVA, o seguro e o licenciamento. Já entre os itens variáveis, temos o combustível, o óleo do motor, os pneus, a manutenção geral, a limpeza, entre outros.
Para calcular o custo por quilômetro rodado, é necessário somar todos esses itens e dividir pelo número de quilômetros rodados no mês.
Um ponto crucial é que essa análise deve ser feita anualmente, pois muitos dos itens que compõem o custo por quilômetro rodado só ocorrem uma ou duas vezes por ano. Ficar analisando este indicador toda semana ou todo mês pode ser um desperdício de tempo e energia.
Outro ponto importante é que o gestor de frota deve verificar quais itens estão dentro da meta estabelecida e quais não estão. Se algum item estiver acima da meta, é preciso trabalhar em cima dele para reduzir os custos.
Por exemplo, se o combustível estiver acima da meta, é preciso analisar o consumo e verificar se há alguma forma de reduzir esse gasto. Se a manutenção estiver acima da meta, é preciso avaliar se há algum problema recorrente que possa estar aumentando os custos.
Ao apresentar um relatório anual de custo por quilômetro rodado para a diretoria da empresa, o gestor de frota deve mostrar a redução do indicador em relação ao ano anterior e justificar eventuais aumentos em algum item específico. Assim, a gestão da frota será mais eficiente e rentável para a empresa.
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