A gestão online de documentos da frota é um assunto simples, porém pouco discutido entre os gestores.
É difícil encontrar empresas que organizam documentos dos veículos e motoristas da frota, da forma adequada.
No post de hoje, eu vou mostrar para você, como organizar documentos da frota de forma online e gratuita.
Conteúdo
Fazer a gestão dos documentos em uma empresa, é ter todos os registros relevantes armazenados e organizados, permitindo o fácil acesso, quando necessário..
Para uma empresa com frota de veículos, organizar seus documentos é guardar registros importantes dos carros e motoristas para fim de controle e segurança jurídica.
A Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), revelou em 2015 que as empresas gastam em média, 1 mês do ano procurando informações, e que tudo isso ocorre devido à má organização dos documentos.
Essa pesquisa ainda afirma que as empresas levam cerca de 2 horas por dia, buscando informações entre documentos.
fonte: Exame
Ou seja, caso não seja feita a gestão dos documentos, boa parte do tempo de trabalho é gasto procurando os documentos da frota, tornando a empresa improdutiva.
É importante falar que, para organização e gestão dos documentos da frota, você deve separar em dois grupos: Os documentos dos veículos e documentos dos condutores.
Os principais documentos que você deve armazenar dos veículos da frota, são:
Tendo fácil acesso a esses documentos do seu veículo, serão evitados as perdas de prazos e vencimentos, que podem trazer complicações para sua empresa.
Já sobre os condutores da frota, você deve ter controle de 3 documentos:
Ter registro da Política de Frota assinada pelo seu motorista, garante a prova de que o colaborador está ciente de todas as regras de utilização dos veículos.
Isso se torna um incentivo para que o condutor respeite as normas que foram acordadas no termo.
A cópia da CNH de seu motorista, assim como o extrato de pontos emitido pelo Detran, está diretamente ligada à segurança jurídica.
De acordo com Art. 310 da Seção I de Disposições Gerais do Código de Trânsito Brasileiro, a empresa é responsável por tudo que acontece com veículo.
Ou seja, a empresa responderá, caso o motorista que não esteja regularmente habilitado se envolva em algum acidente, sinistro, ou mesmo caso passe por uma blitz na rua.
Por isso, além do armazenamento, o gestor deve ter controle da validade dos documentos, pedindo atualizações periódicas.
O extrato da pontuação deve ser consultado pelo próprio motorista, basta entrar no site do Detran de seu estados.
Recomendo que solicite uma nova emissão a cada 3 meses.
Quer saber mais sobre a gestão da CNH dos motoristas? Olha esse vídeo que fiz para meu canal:
Você pode armazenar todos os documentos em pastas, lembrando sempre de manter separado, documentos dos motoristas e dos veículos.
Mas eu aconselho fortemente que faça esse controle e a gestão online de documentos da frota.
Você pode digitalizar todos os documentos e armazenar em sistemas de nuvem, como o Google Drive.
Assim, além de ter mais organização com os documento, você garante a redução de custos evitando papelada na sua frota.
Clique aqui e conheça um sistema automático de gestão de multas e CNH dos condutores, que facilita muito a vida do gestor de frotas.
Com o Contele Fleet, é muito mais fácil ter controle dos registros da sua frota.
Usando o sistema de rastreamento, é possível adicionar um link da pasta com os documentos da frota.
Além de ter controle de todas as informações do veículo, você também tem fácil acesso a todos os documentos.
No menu principal na pasta dos veículos, é possível inserir o link da pasta onde os documentos estão arquivados.
Assim, pelo próprio aplicativo, o gestor pode encontrar todos os documentos importantes para sua gestão, além de receber lembretes para controle de documentos dos motoristas.
Conheça o Contele Fleet e saiba como a gestão de documentos pode facilitar e muito o seu dia a dia na frota.
Se você é gestor de frotas ou simplesmente cuida dos veículos da empresa, e gostou do conteúdo deste post, gostaria de deixar um convite:
Inscreva-se nas Lives Semanais sobre Gestão de Frotas, onde semanalmente postaremos conteúdos exclusivos e gratuitos para você.
Além disso, você pode receber todos os conteúdos novos diretamente no seu celular.
Basta clicar no botão abaixo e nos enviar a mensagem, que iremos te enviar um aviso sempre quando sair um conteúdo novo.
Aprenda as melhores práticas para gestão de motoristas da frota, incluindo remuneração correta, controle de…
Saiba como o Contele Fleet ajuda na prevenção de acidentes em frotas com checklist digital,…
Descubra como o checklist digital para frotas pode transformar a sua gestão, facilitando a manutenção…
Descubra como o treinamento de motoristas da frota impacta diretamente nos custos operacionais, na segurança…
Descubra como aplicar uma metodologia de gestão de frotas na prática e economizar até R$…
Agora sua frota tem uma nova fonte oficial de conhecimento: a Revista Panorama da Gestão…