Você não encontra uma forma de colocar a sua gestão de frota em ordem para reduzir custos?
Se a resposta for sim, você está no lugar certo, pois aqui está concentrado os primeiros passos para organizar, simplificar e reduzir os custos com os veículos da empresa. Vem com a gente nesse aprendizado?
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4 passos para colocar a gestão de frota em ordem
É necessário estabelecer uma base sólida e preparar o terreno para realizar uma gestão eficaz.
No entanto, gestores querem ver os resultados antes de plantarem a semente, se frustrando todo final de mês na hora de medir os resultados.
Por conta disso, eu fiz um questionamento: Quais são os primeiros que alguém precisa dar para colocar a gestão de frota em ordem?
Quem acompanha o meu canal do YouTube e este blog, sabe como eu procuro sempre trazer informações que de fato ajudarão empresas a melhorarem os seus indicadores com os veículos.
Com todo esse conhecimento, eu cheguei a 4 passos, ou então “alicerces”, que eu considero que todos os gestores precisam dominar para organizar de uma só vez a sua gestão de frota.
Esses passos são fundamentais, porque com eles o gestor conseguirá implantar iniciativas nas empresas de maneira bem sucedida. Vamos ver quais são elas?
Passo 1- Diagnóstico e mapa da frota
Muitas vezes, subestima-se a importância de realizar um diagnóstico preciso da frota. O objetivo é obter uma visão geral e identificar lacunas.
Por exemplo, recentemente conversei com um gestor interessado em contratar o Contele Rastreador. No entanto, ele não sabia ao certo quantos veículos a empresa possuía, o que dificultou para ele receber um orçamento.
Portanto, é fundamental que vocês não subestimem a importância de saber exatamente em que estão pisando. A falta de informação dificultará na tomada de decisões do futuro.
Sendo assim, o primeiro passo para colocar a gestão de frota em ordem é coletando e mapeando informações. E como é possível fazer isso?
Simples, com um Excel ou planilha online, você consegue agrupar informações de veículos e condutores, como por exemplo:
- Marca, modelo, placa e ano do veículo;
- Número do chassi;
- Renavam;
- Vencimento de documentos;
- Pontos na CNH;
- RG e CPF;
- E muito mais.
A criação dessa planilha é muito simples, mas se você não quer perder tempo, eu preparei para download um mapa da frota que você pode baixar aqui.
Passo 2 – Política de frota e aspectos jurídicos!
A política de frota consiste nas regras do jogo. Ou seja, são diretrizes claras sobre os deveres, permissões e restrições em relação à gestão e uso dos veículos.
O problema é que muitas pessoas não gostam de ler e estudar as regras, e isso inclui os motoristas. É compreensível, pois eles estão focados em conduzir os veículos.
Porém, é fundamental que a empresa estabeleça essas regras e que os motoristas estejam cientes delas. E se você quer que eles realmente compreendam, é necessário ir além das assinaturas.
Forneça treinamentos que abordam as principais regras da sua política de frota. Faça o treinamento em vídeo, presencial ou online, a escolha é sua!
Mas, o que precisa estar incluso na política de frota? Podemos citar:
- Regras de uso dos veículos: Para que finalidade os motoristas devem utilizar o veículo? É permitido dar caronas ou usar ele para fins particulares?
- Regras de condução: Velocidade máxima em determinadas rotas, tempo máximo de veículo parado.
- Localidade de circulação: Em quais horários e regiões os veículos da frota podem circular?
- Abastecimento: Em quais locais os motoristas devem fazer o abastecimento do veículo? Qual a forma de pagamento? O motorista só pode abastecer com o tanque cheio?
- Desconto de multas de trânsito: Defina os procedimentos para aplicação de descontos em multas.
- Uso do checklist;
- Calibragem dos pneus;
- Orientações de segurança
Além disso, uma boa política de frota deve constar as penalidades para infração de regras, mas também as premiações em caso de bom desempenho.
Ah, e se a sua frota possui rastreamento e monitoramento, o motorista precisa saber disso, deixando claro que não se trata de invasão de privacidade.
Passo 3 – Gestão correta das multas
Realizar uma gestão correta de multas, garante que a empresa não só diminua os gastos, como também diminui o acontecimento de infrações.
Para isso, é necessário seguir 4 passos.
- Primeiro, verifique se é possível descontar a multa do condutor: Se a infração aconteceu por conta de um erro do motorista (excesso de velocidade, por exemplo), você pode descontar a multa. Se a multa não está relacionada a condução, como por exemplo uma lâmpada queimada, a empresa não pode descontar a multa.
- Autorização do condutor para desconto de multa: Essa ciência pode ser coletada tanto no momento de contratação, como na assinatura da política de frota.
- Comprovação de que o condutor estava dirigindo o veículo no momento de infração: Com um sistema de gestão de frotas, essa informação fica muito fácil de pegar.
- Respeitar desconto máximo de acordo com a CLT:A CLT garante que o colaborador receba pelo menos 30% do valor bruto.
Passo 4 – Gestão de combustível
Este é um dos aspectos mais importantes em que você pode gerar resultados econômicos, obter um gostinho dos frutos dos últimos três passos que mencionamos, e se tornar o herói da empresa!
Isso porque uma economia de centavos em um abastecimento, pode se tornar milhares de reais no final do mês.
Mas, por onde você deve começar a gestão de combustível?
Primeiramente, é preciso ter a resposta de todas essas perguntas:
- Qual é o custo total de combustível por mês?
- Quantos km/L cada veículo faz?
- Qual o custo médio de combustível por motorista?
- Qual é o valor médio do litro de combustível?
A partir disso, é possível estabelecer metas de consumo por veículo e por motorista.
Por isso, é essencial envolver os motoristas nesse processo. Explorar a autocorreção dos motoristas e fornecer feedback construtivo é mais eficaz do que simplesmente repreendê-los quando não atingem as metas. É fundamental que eles saibam como estão indo e quais áreas precisam melhorar.
Além disso, outras ações podem auxiliar na redução dos gastos com combustível, como:
- Manutenção preventiva;
- Planejamento de rotas;
- Negociação com postos de combustível.
Coloque a gestão de frota em ordem agora!
Aqui, eu te apresentei quais são os passos que colocarão sua frota nos trilhos.
Mas, e se eu te dissesse que existe um curso onde você pode aprender tudo isso de forma online?
Existe, e eu estou falando do curso Simplificando a Gestão de Frota.
Com o SGF, você aprenderá a desenvolver uma base sólida e correta na gestão de frotas, que te possibilitará alcançar métodos mais avançados.
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