Diariamente, uma operação de frota produz dados valiosos para o gestor. Mas, se não houver uma ação sobre como analisar dados da gestão de frotas, eles não vão trazer nenhum benefício para a empresa.
No post de hoje, vou ensinar o jeito certo de analisar dados para que você possa tomar as ações necessárias para alcançar objetivos.
Você sabe analisar indicadores da gestão de frotas?
Dentro da gestão de frotas, existe uma série de dados que o gestor precisa estar atento.
Em uma pesquisa que realizei dentro de grupos de gestores de frotas, perguntei aos participantes se eles sabiam analisar dados da gestão de frotas:
Dessa vez, 43,7% informou que não analisa nenhum dado citado, enquanto apenas 14,1% analisa todos.
Se você se identifica com o maior resultado dessa enquete, você tem um problema.
Para explicar melhor isso, eu vou utilizar uma frase que sou fã, e que faz parte de Alice no País das Maravilhas:
“Se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”
Lewis Carroll
Isso significa que não adianta ter um dado se você não sabe a meta que quer atingir. Em outras palavras, se você não tem um parâmetro definido para o que é bom e o que é ruim, qualquer dado vai parecer satisfatório.
Por exemplo: se você analisar o consumo de um veículo e o resultado for 5,3 km/l, como saber se isso é bom ou ruim?
Se está definido que a média daquele veículo é 6 km/l, então é um resultado ruim. Mas você só vai saber disso se analisar.
Agora, vamos passar pelos principais indicadores que você precisa saber compreender.
1. Consumo do combustível
Ao analisar dados da gestão de frotas, o item número um que todo gestor precisa analisar é o consumo de combustível.
Essa análise é feita identificando quantos quilômetros um veículo fez com um litro de combustível,
Se na sua empresa é feita a identificação de motoristas, isso se torna um ótimo indicador para descobrir o desempenho de cada condutor.
Uma boa prática é pegar um dia na semana para analisar o consumo médio de cada veículo.
Assim, pode-se verificar se há incoerências em relação à meta estabelecida e, se for o caso, tomar as ações necessárias, como oferecer treinamento aos motoristas, conferir a manutenção dos veículos, verificar abusos no volante e investir em ferramentas para o motorista acompanhar a sua média de consumo.
É importante lembrar que as análises devem ser feitas periodicamente para evitar retrabalho e para que as ações possam ser tomadas de forma eficiente.
Como acompanhar o consumo de combustível:
Primeiramente, você precisa ter o registro de todos os abastecimentos, e nisso, entra a participação do motorista no processo:
As imagens acima são do Contele Driver, aplicativo do motorista.
Na primeira imagem, temos a tela de cadastro de abastecimento. Os campos do veículo, data, hora e hodômetro já vêm preenchidos. O motorista só precisa informar a quantidade de litros abastecidos, preço por litro e tipo de combustível.
Após salvar o cadastro, essas informações são enviadas para o sistema do gestor. Mas a melhor parte não está aí.
O motorista consegue visualizar a média que ele realizou naquele trecho. Dessa forma, ele sabe se está batendo meta ou não.
Assim, você está dando poder para o motorista analisar dados da gestão de frotas, tornando essa missão muito mais colaborativa.
2. Manutenção dos veículos
Aqui, queremos saber de duas coisas: o custo total de manutenção da frota e o tempo de indisponibilidade dos veículos (TIN).
O custo total de manutenção é um dado anual.
Para calcular a taxa de indisponibilidade, contamos as horas em que o veículo ficou indisponível e, em seguida, dividimos pelas horas mensais que aquele veículo é usado para trabalho, multiplicando o resultado por 100.
Exemplo: se um veículo está disponível 100 horas durante um mês, e ele ficou indisponível por duas horas, então o seu TIN é de 2%.
Eu recomendo fazer essa análise trimestralmente. No final do ano, você pode fazer um comparativo dos resultados de cada trimestre.
Caso a taxa de indisponibilidade ou o custo total de manutenção estejam aumentando muito, é hora de avaliar a troca do veículo.
Para isso, fica uma dica simples: Se o custo da manutenção dos últimos 12 meses ultrapassou 15% do valor do veículo, considere trocar o veículo!
Para diminuir os custos com manutenção, o ideal é que se tenha planos de manutenção para cada veículo. Dessa forma, você garante que as preventivas serão feitas.
Uma sugestão de ferramenta para isso é o Contele Rastreador, que possui um módulo totalmente dedicado para manutenções.
3. Abusos no volante
O item número 3 que é preciso ficar de olho ao analisar dados da gestão de frotas é o abuso no volante. Analise mensalmente a quantidade de eventos que acontece na sua frota por motorista, como por exemplo:
- Excesso de velocidade;
- Veículo que saiu da rota pré-estabelecida;
- Motor ligado com veículo parado por muito tempo.
Se o número de eventos for superior a cinco no mês, é preciso conversar com esse condutor.
Ao conversar com ele e, se necessário, aplicar uma advertência, garanta que ele esteja ciente da política de frota.
Isso porque não é correto cobrar um motorista se ele não tiver previamente ciência das regras da empresa com o veículo.
Além disso, o gestor de frota precisa analisar a quantidade de multas e pontos da CNH de cada motorista.
Dirigir com a carteira com o limite de pontos estourado pode trazer consequência para quem dirige, como também para a empresa.
Em outro post, eu te ensino a como fazer a gestão de multas e CNH com um sistema de consulta automática:
Sistema para Consulta Automática de Multas e CNH | Entenda as Vantagens desta Solução
4. Tempo de entrega
Esse é um tema muito importante para empresas de transporte e distribuição, já que a produtividade é essencial para o sucesso do negócio.
A primeira recomendação é definir uma meta de tempo médio de parada entre uma entrega e outra. Por exemplo, se a sua meta é de meia hora, e você percebe que o tempo médio de parada está passando desse tempo, é um sinal de alerta de que algo não está funcionando como deveria.
Nesse caso, é importante avaliar as rotas e verificar se há algum desvio ou problema na logística de entrega. Uma ação que pode ajudar é utilizar um roteirizador e verificar se há desvios particulares.
Além disso, é possível utilizar o sistema de rastreador para obter um relatório de produtividade e analisar o tempo médio de parada entre as entregas.
Por exemplo, em um período de uma semana, é possível verificar se o tempo médio de parada está dentro da meta definida. Caso contrário, é preciso avaliar a logística de entrega e formar um novo setor de logística para garantir que o processo de entrega seja eficiente.
É importante definir uma meta, avaliar as rotas e utilizar ferramentas como roteirizadores e sistemas de rastreamento para garantir a produtividade e eficiência na logística de entrega.
5. Custo por quilômetro rodado
Custo por quilômetro rodado é um dos aspectos mais complexos para analisar dados da gestão de frotas. Para começar, é importante destacar que esse indicador é composto por diversos itens que podem ser variáveis ou fixos.
Entre os itens fixos, podemos citar a depreciação do veículo, a remuneração do motorista, o custo de capital, o IPVA, o seguro e o licenciamento. Já entre os itens variáveis, temos o combustível, o óleo do motor, os pneus, a manutenção geral, a limpeza, entre outros.
Para calcular o custo por quilômetro rodado, é necessário somar todos esses itens e dividir pelo número de quilômetros rodados no mês.
Um ponto crucial é que essa análise deve ser feita anualmente, pois muitos dos itens que compõem o custo por quilômetro rodado só ocorrem uma ou duas vezes por ano. Ficar analisando este indicador toda semana ou todo mês pode ser um desperdício de tempo e energia.
Outro ponto importante é que o gestor de frota deve verificar quais itens estão dentro da meta estabelecida e quais não estão. Se algum item estiver acima da meta, é preciso trabalhar em cima dele para reduzir os custos.
Por exemplo, se o combustível estiver acima da meta, é preciso analisar o consumo e verificar se há alguma forma de reduzir esse gasto. Se a manutenção estiver acima da meta, é preciso avaliar se há algum problema recorrente que possa estar aumentando os custos.
Ao apresentar um relatório anual de custo por quilômetro rodado para a diretoria da empresa, o gestor de frota deve mostrar a redução do indicador em relação ao ano anterior e justificar eventuais aumentos em algum item específico. Assim, a gestão da frota será mais eficiente e rentável para a empresa.
