Na gestão de frotas, erros podem acontecer, mas não identificá-los podem pesar no bolso da empresa.
Por conta disso, eu vou listar neste post 5 erros que você comete sem perceber.
Além disso, vou te ensinar a como evitar e otimizar sua gestão de frotas.
Conteúdo
Os 2 tipos de erros na gestão de frotas
Antes de entrarmos nos erros e soluções, é preciso entender que, na gestão de frotas, existem dois tipos de erros:
- Aquele que você sabe que é um erro;
- Aquele que você não sabe que é um erro.
Independente se você sabe ou não, todo erro é ruim. No entanto, quando você tem conhecimento sobre as falhas, você sabe que precisa fazer algo em relação a isso.
Mas, quando você não identifica que está errando é que se encontra o perigo.
Afinal, não tem como melhorar algo que não está no seu campo de visão.
Eu não vou definir neste post o que é um erro “identificável” ou “oculto” na gestão de frotas, pois isso vai depender de cada operação.
Porém, eu reforço essa informação para você não se acomodar na gestão, e sempre identificar pontos cegos.
1° Erro: Motorista ser apenas um coletor de dados
O gestor de frotas que não está envolvendo o motorista na gestão de frotas está cometendo o primeiro dos erros que vou citar.
Foi-se o tempo onde o motorista era apenas um executor, ou então, uma “peça” do caminhão. Mas, como você pode descobrir se está tratando ele apenas como uma peça?
Simples, vamos pegar o exemplo do cadastro de abastecimento. Se hoje, os condutores da sua frota apenas registram o abastecimento para você, tem um erro na sua gestão.
Pois nessa tarefa, ele está apenas passando um dado para você, mas não está tendo conhecimento sobre sua média de consumo, por exemplo.
A partir disso, ele perde a oportunidade de se autocorrigir, e buscar resultados. Ou pior, só recebe essa informação num relatório mensal, que soa mais como uma bronca.
Além disso, deixar o motorista apenas como um coletor de dados pode trazer falhas também nas áreas de multas e manutenção.
Qual a solução?
O gestor de frotas precisa implementar o feedback para os motoristas de uma forma que envolva ele nos processos de:
- Combustível;
- Multas;
- Manutenção.
O aplicativo do motorista do Contele Rastreador, por exemplo, permite que o motorista acompanhe a sua média de consumo de combustível e preencha checklists do veículo.
Esse envolvimento, permite que ele melhore o seu desempenho nos próximos trechos.
2° Erro: Não negociar com postos de combustíveis
O combustível é um dos maiores custos na gestão de frotas. No entanto, muitas empresas não negociam descontos ou parcerias com postos de combustíveis.
Nisso, você está perdendo uma oportunidade de reduzir custos a longo prazo.
Qual a solução?
O gestor de frotas precisa estabelecer parcerias com postos de combustíveis. Essa é uma tarefa que você precisa por a mão na massa, mas vou te apresentar o passo-a-passo que você precisa fazer:
- Levantamento da demanda para apresentar ao posto (quantidade de veículos e litros abastecidos total e em cada posto por mês);
- Concentrar o abastecimento em menos postos possíveis (escolher os melhores postos em relação a distância para negociar)
- Levantar o valor atual gasto com combustível (é mais interessante ter uma informação de 3 meses);
- Ir até o posto negociar.
Ao aplicar essa prática, você pode reduzir dezenas de milhares de reais por ano.
3° Erro: Falta de regras claras
Um dos erros mais comuns na gestão de frotas, é esse terceiro.
A falta de diretrizes claras gera falta de comunicação interna e uma gestão desorganizada.
Isso pode levar a mal-entendidos, práticas ineficientes e conflitos internos.
Qual a solução?
O gestor de frota precisa trabalhar em duas frentes nesse caso:
4° Erro: Comprar mais veículos sem otimizar a frota antes
A decisão de comprar mais veículos pode ser uma reação impulsiva a demandas crescentes.
Isso pode resultar em custos desnecessários e subutilização de veículos.
Qual a solução?
Antes de adquirir novos veículos, é preciso avalia a eficiência atual da frota.
O melhor indicador para ter essa informação é o TIN (Taxa de Indisponibilidade).
Ela indica a porcentagem de tempo em que os veículos da frota estiveram indisponíveis para uso, seja por motivos de manutenção, avarias, acidentes ou qualquer outra razão que impeça sua operação normal.
O TIN é calculado da seguinte forma:
TIN = (Horas de Manutenção/Horas disponíveis) x 100
Ou seja: se um veículo tem uma jornada mensal de 300 horas, e ficou indisponível por 20 horas, o seu TIN é de 6,67%.
O seu objetivo como gestor é manter esse número o mais baixo possível.
5° Erro: ser pouco estratégico, e muito operacional.
A gestão de frotas envolve uma combinação de tarefas operacionais e estratégicas.
No entanto, vejo muitos gestores ficando apenas no operacional, deixando de pensar em melhorias no processo.
O principal problema disso é o excesso de trabalho manual.
Um exemplo disso é o preenchimento manual de planilhas. Imagine cadastrar o abastecimento de 10 veículos na mão todo dia. No fim, você tem muita informação, mas que não utiliza.
Qual a solução?
Primeiramente, você pode separar 30 minutos para focar apenas em ações estratégicas. Alías você pode fazer isso seguindo as outras soluções que passei nesse post ?
E se você quer acabar com os relatórios manuais e papeladas, você precisa de um sistema de gestão de frotas que te entregue tudo isso de forma automática.
Mais uma vez, uma boa opção é utilzar o Contele Rastreador, que entrega relatórios completos de acordo com o uso do veículo.
Somente com isso, você estará aplicando a Lei de Pareto, que diz que 80% dos seus resultados vem de 20% de suas ações.
Bônus: Premiação dos Motoristas
Algumas empresas não veem a necessidade de estabelecer sistemas de premiação. Porém, desconsiderar o poder do reconhecimento pode estar te custando muito dinheiro.
A falta de incentivos pode levar à desmotivação e ao desempenho abaixo do ideal.
Por isso, estabelecer a premiação do motorista é vital para incentivar eles a alcançarem melhores resultados.
Se hoje você não tem argumentos para implantar um projeto de premiação para os motoristas, eu fiz um post ensinando a como apresentar isso para a diretoria.
Com as práticas e o sistema certo, você certamente eliminará esses erros na sua gestão de frotas.
