Assim como todo procedimento, os termos da política de frota precisam passar por revisões para garantir a boa prática com os veículos da frota, para assim, evitar problemas.
Neste post, trago o especialista Luiz Claudio da Fleeting Mobilidade para mostrar quais itens o gestor de frota precisa prestar atenção.
Conteúdo
Você faz a revisão da política de frota?
Eu já abordei muitas vezes aqui sobre a importância da política de frota. Porém, hoje a nossa abordagem será diferente: falaremos sobre a importância de revisar os seus termos para garantir que tudo esteja sob acordo.
Mas antes disso, eu quis entender se os gestores de frota, fazem essa revisão regularmente.
Para isso, eu fiz uma enquete com 212 pessoas, onde pude chegar no resultado abaixo:
A maioria (58,5%) possui uma política de frota na empresa, mas apenas 31% possui uma recorrência para revisar os seus termos.
Enquanto isso, 33,5% não possuem uma política de frota, enquanto 8% não sabe do que se trata isso.
Se você faz parte dessa pequena parcela, sugiro que leia este post onde eu explico o que é política de frota, e como você pode aplicar ela de forma online e gratuita.
Preciso de um advogado para elaborar a minha política de frota?
O nosso especialista convidado esclarece que sim, você precisará de um advogado para elaborar sua política de frota.
“Você tem total autonomia para iniciar uma espécie de rascunho e analisar o que a sua frota precisa. Mas é fundamental que o documento passe pelo crivo jurídico, até mesmo para diminuir a exposição ao risco por parte do gestor.”
Luiz Claudio
Porém, é importante ressaltar: esse processo de criação não se inicia nas mãos do advogado!
A criação dos termos da política de frota está nas mãos de quem está mais envolvido na empresa, ou seja, pelo gestor de frota. Afinal, quem mais sabe sobre as necessidades a serem atendidas do que o próprio gestor da área?
No entanto, o gestor precisa ir atrás de suporte para desenvolver o documento.
Outros departamentos que podem ajudar nessa elaboração são: SSMA (segurança, saúde e meio ambiente); departamento de RH e departamento jurídico.
Isso porque a frota envolve não somente automóveis, mas também pessoas que se expõem ao risco diariamente.
Qual a periodicidade ideal para revisar os termos da política de frota?
A política de frota segue a filosofia da necessidade. Se você enxerga que é crucial realizar com emergência a revisão, não hesite! Porém, porque não trazer a periodicidade de revisão para não chegar nesse extremo?
Uma boa periodicidade para fazer revisão seria de, no mínimo, a cada 6 meses.
Mas, sempre que houver eventos e/ou mudanças que impactam diretamente a gestão de frota, faça a revisão. Alguns exemplos de eventos são: mudanças na diretriz da empresa, operação, alteração de rotas, inclusão de operações, alteração nas regras e leis de trânsito, entre outros.
Tome cuidado com as cláusulas que exigem obrigação, pois o gestor precisa dar condições para que essa atividade obrigatória seja cumprida.
A política de frota contribui para a economia de combustível?
Existem dois pontos que se destacam quando falamos sobre economia de combustível: o perfil de direção dos condutores e a substituição do combustível.
A política de frotas te auxilia na tomada de decisão eficiente voltada para a melhora dessa direção, ou seja, implantar uma direção mais defensiva e eficiente e ter um olhar sensível para os índices atuais, seja por sistemas de rastreamento ou outros mecanismos de avaliação.
Em relação ao segundo ponto, atualmente nós vemos muitas empresas investindo na descarbonização da frota, principalmente nas frotas leves que possuem um leque maior de possibilidades de substituição.
Esse com certeza é um movimento que pode trazer uma maior eficiência financeira. Também é um tema que pode estar incluso em seu documento de política de frotas, orientando qual combustível o condutor deve optar e estimulando o investimento nesse ponto.
Quais os principais itens que precisam ser revistos?
Ao gerenciar uma frota de veículos, é fundamental verificar se cada automóvel é adequado para a operação em questão. Ignorar esse aspecto pode encurtar a vida útil do veículo e aumentar os gastos com manutenção e sinistros. Por isso, a política de frota deve incluir regras claras sobre o tipo de veículo a ser utilizado em cada situação.
Outro ponto crucial é a condução dos veículos. É importante estabelecer limites de velocidade, regras para frenagem e gestão de multas, bem como definir o perfil ideal de condutor. Com essas medidas, é possível reduzir os danos causados por acidentes e aumentar a eficiência da gestão de frotas.
Além disso, é preciso garantir que a política de frota esteja conforme as leis de trânsito. É possível estabelecer uma velocidade máxima para os condutores, mas é importante deixar claro que, em vias ou trechos com velocidade menor, é necessário seguir as placas e sinais de trânsito.
Embora possa parecer trabalhoso, revisar a política de frota trará benefícios significativos a longo prazo, economizando tempo e dinheiro e contribuindo para o crescimento dos resultados positivos da empresa.
O que estabelecer na política de frota quando existem veículos particulares e alugados na empresa?
Seja um veículo particular ou alugado, a política de frota pode incluir nesses casos que os donos desses veículos devem seguir as diretrizes do perfil de direção enquanto ele estiver a serviço da companhia.
Em veículos particulares e sublocados, você terá uma ingerência muito menor, afinal não há a possibilidade de colocar uma telemetria num veículo particular, por exemplo.
Uma solução seria repensar esse modelo de trabalho. Será que ainda faz sentido para a companhia permitir veículos particulares na operação? Caso para você faça sentido, isso se torna um assunto complexo onde talvez a política de frota deva passar por alterações mais profundas.
Uso operacional e particular dos veículos: como lidar?
É comum a empresa oferecer o veículo (principalmente em frotas leves) como benefício para o motorista, mas como realizar a gestão dessa frota?
No caso de uso apenas operacional, a empresa limita e deixa claro em sua política que o uso do veículo é restrito à jornada de trabalho.
Mas e quando a empresa não possui garagem própria e o funcionário precisa se deslocar até a sua residência? Nessa hora, é necessário utilizar o bom senso e deixar explícito nas regras!
Se o funcionário precisa ceder um espaço próprio para a empresa, faz sentido não ser cobrado pelo deslocamento fora do trabalho e determinar na política de frota uma distância máxima a ser percorrida no pós-expediente.
O uso misto se configura de forma diferente, pois é de uso operacional e benefício, mas a gestão se torna mais complexa, visto que algumas políticas de privacidade devem ser respeitadas. As medidas são (e devem) ser diferentes.
A complexidade na gestão muda, mas é possível, considerando que tudo seja esclarecido e colocado na política de frotas.
Por onde começar para revisar os termos da política de frota?
Luiz dá uma luz para quem está iniciando. Primeiramente, identifique as dores e necessidades de quem está nos volantes? Quais as necessidades da operação? Quais os veículos ideais e os tipos de controle que existirão? Como conciliar com as regras da empresa e com o código de trânsito?
Inicie com os pontos básicos e inicie o planejamento de sua política de frota!
E se você quer garantir que os termos da política de frota estão sendo respeitados, como o limite de velocidade e locais por onde ele passou, conheça o Contele Rastreador para fazer toda essa gestão.
