Atualmente, o checklist veicular digital é uma das principais ferramentas na gestão de manutenção, e que pode ser utilizado sem precisar de um sistema.
Hoje, vamos conversar com o gestor Cléber Montrezor, que mostrará com sua experiência que é possível implementar uma solução sem gastar 1 centavo, e ao mesmo tempo trazer economia e organização para a frota!
Conteúdo
Qual a importância do checklist?
O checklist é uma ferramenta fundamental para auxiliar na manutenção veicular, abrangendo tanto aspectos mecânicos quanto elétricos, bem como a condição dos pneus, faróis, parte interna, etc.
Ao registrar problemas graves no pneu, por exemplo, o gestor toma conhecimento da situação para agir de imediato, evitando possíveis contratempos, como falhas na entrega ou acidentes.
Além disso, a realização periódica do checklist contribui para evitar multas e prejuízos para o condutor e a empresa. A prevenção é essencial para evitar problemas futuros, como pontos na carteira de motorista, que podem resultar em reciclagem do condutor e maiores custos para a empresa.
Para empresas que possuem trocas frequentes de motoristas, o checklist se mostra ainda mais relevante, uma vez que ele se torna uma ferramenta de registro e fiscalização. Dessa forma, problemas ou irregularidades podem ser identificados e corrigidos, promovendo um ambiente mais seguro e organizado.
Quais os motivos para implantar um checklist veicular digital?
Antes de aprender como é possível implantar um sistema de checklist veicular digital gratuito, você precisa conhecer o gestor por trás dele, e quais foram os seus motivos.
Cleber Montrezor é gestor de frota há mais de três anos de uma marca de sorvete líder de mercado. Dentro deste tempo, Cleber trouxe resultados incríveis que já compartilhamos no blog em outro momento.
O mais incrível é que, na maioria das vezes, ele implanta soluções eficazes, gratuitas e fáceis de serem replicadas.
Desta vez, Cleber percebeu que os celulares fornecidos pela empresa aos motoristas não estavam sendo utilizados da melhor forma possível.
Foi então que Cléber teve a ideia de implantar um checklist digital, o que deu uma nova finalidade aos celulares.
Com o checklist digital em mãos, os motoristas puderam:
- Realizar inspeções rápidas e precisas dos veículos antes de cada viagem;
- Garantir a segurança dentro do veículo;
- Evitar acidentes por conta da manutenção.
Você migraria do checklist veicular em papel para um digital e grátis?
A ideia de trocar o checklist em papel para um digital é muito bem aceita pelos gestores de frota.
Em uma pesquisa com 327 gestores, 91,4% afirmou que migraria para um checklist digital agora.
Quais os motivos para implementar o digital na frota?
Cléber nos conta que, quando apresentou o projeto na empresa, ele percebeu uma lacuna em relação à falta de controle sobre as condições dos veículos.
Como ex-motorista, ele testemunhou situações em que problemas nos pneus ou lâmpadas queimadas passavam despercebidos, ou não eram prontamente solucionados por outros motoristas.
Foi então que ele decidiu tornar o checklist um dos pilares fundamentais do projeto.
A implantação do checklist veio após a definição da política de frota e mostrou-se de extrema importância para o retorno dos motoristas em relação aos veículos.
Com esse controle, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas e corretivas, pois recebe informações consistentes diretamente dos condutores.
Como montar o seu checklist veicular digital
Para você montar o seu checklist, vamos utilizar o Google Formulários.
1. Como acessar o Google Formulários
- Acesse o Google Formulários com sua conta do Gmail;
- Em “Iniciar um novo formulário”, clique em criar um formulário em branco.
Logo após isso, basta ir acresentando as perguntas do checklist.
2. Lista de itens do checklist
Neste momento, você pode adaptar o seu checklist de acordo com sua operação.
No entanto, vamos mostrar quais foram os itens utilizados pelo Cleber, para os motoristas fazerem o check:
| Veículo |
| Motorista |
| Situação da cabine |
| Situação do painel |
| Tanque de combustível (Se está cheio ou parcial) |
| Condição dos pneus |
| Condição das rodas |
| Faróis |
| Luzes de freio |
| Setas |
| Lanternas traseiras |
| Lanternas delimitadoras |
| Lataria |
| Faixas refletivas |
| Óleo motor |
| Óleo freio |
| Óleo câmbio |
| Temperatura do baú |
| Arrefecimento |
| CNH |
| Documento do veículo |
Praticidade e funcionalidade são essenciais!
Para tornar o preenchimento do formulário mais prático, é possível exigir que os motoristas estejam logados, clicando em seus respectivos e-mails apenas uma vez. Dessa forma, todas às vezes que eles abrirem o formulário, ele estará conectado e pronto para uso, funcionando como um aplicativo de atalho em seus celulares. Com esse processo, o motorista não precisará inserir repetidamente seu nome, pois o formulário já registrará automaticamente a data, hora e o próprio motorista que preencheu.
Essa opção é bastante útil para agilizar o preenchimento, economizando tempo tanto para o motorista quanto para o gestor responsável pelo formulário. Embora não detalhamos todos os passos aqui, essa funcionalidade pode ser implementada para otimizar a utilização do formulário e facilitar ainda mais a coleta de informações importantes sobre a frota.
Dicas importantes
- Sequencie o checklist de forma inteligente para agilizar o preenchimento pelo motorista. Exemplo: Agrupe itens de verificações da parte interna do veículo, para evitar que o motorista fique entrando e saindo dele toda hora
- Inclua campos para o motorista adicionar fotos no checklist, detalhando melhor o problema.
- Torne todas as perguntas obrigatórias para serem preenchidas, evitando que um item fique perdido pelo caminho.
Como visualizar as respostas do checklist?
Todas as respostas podem ser visualizadas detalhadamente pelo gestor em uma planilha.
Para isso, você precisa acessar a aba de Respostas do formulário em questão, e olhar o resultado dele.
Além disso, é possível visualizar essas respostas em uma planilha, clicando em Link para o app Planilhas.
Essa planilha será atualizada automaticamente toda vez que preencherem o checklist. Além disso, você poderá exportar ela para um arquivo do Excel ou CSV.
Aumente o seu engajamento com a equipe!
Outra grande dica é aproveitar os resultados para aumentar o engajamento com a sua equipe e realização de feedbacks. O gestor pode criar uma tabela com o nome de cada motorista e o respectivo link do WhatsApp.
Assim, ao identificar alguma ocorrência no checklist, o gestor pode clicar no link e abrir uma conversa direta com o motorista responsável. Essa abordagem economiza tempo, evitando a busca manual dos contatos e facilitando a comunicação imediata.
A agilidade proporcionada pelo checklist digital também se estende à verificação diária dos motoristas e veículos. O gestor pode conferir rapidamente quem já enviou o checklist, identificando possíveis atrasos.
Caso algum motorista não tenha enviado, o gestor pode enviar uma mensagem direta via WhatsApp, solicitando o preenchimento imediato. Essa interação em tempo real garante que o motorista cumpra o checklist de maneira eficiente, evitando multas e problemas decorrentes de negligências!
Como vencer a resistência na implantação do checklist digital?
A resistência em adotar o checklist pode surgir de ambas as partes, especialmente em empresas que nunca tiveram essa prática antes. É compreensível que alguns motoristas resistem à mudança, mas é necessário ter um jogo de cintura para convencê-los da relevância dessa ferramenta. Algumas equipes podem apresentar maior resistência, porém, com diálogo e conscientização, muitos se mostram dispostos a colaborar.
No caso da equipe em que Cleber trabalha, eles são cooperativos e compreendem que o checklist visa, sobretudo, garantir sua segurança. Cleber explicou a importância de cuidar dos caminhões para que todos retornem em segurança para casa após as viagens. Esse diálogo inicial foi fundamental para conquistar a colaboração dos motoristas.
Baixe o seu modelo de checklist veicular digital
Você está mais do que preparado para abrir o Google Forms, e criar o seu próprio formulário.
No entanto, eu preparei um documento que vai agilizar e muito essa parte do trabalho.
Eu criei um modelo de checklist veicular digital gratuito, pronto para você copiar.
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