Entra ano e sai ano, e a aplicação da política de frota continua sendo necessária nas gestões de frotas de qualquer empresa.
No texto de hoje, vamos mostrar como você pode aplicar a política de frota neste começo de ano com assinatura online e grátis.
Conteúdo
O que é a política de frota?
A política de frota é um conjunto de diretrizes, procedimentos e práticas que uma organização utiliza para gerir a sua frota de veículos. Esse documento inclui regras para aquisição, manutenção, operação e uso dos veículos da frota, e podem variar dependendo do tamanho e necessidades da organização.
Geralmente, a política de frota é desenvolvida para ajudar a empresa a atingir seus objetivos e maximizar a eficiência e eficácia do uso da frota, além de assegurar que os veículos sejam utilizados de forma segura e econômica.
A política de frota pode incluir regras para o uso de veículos por parte dos funcionários, manutenção preventiva e reparos, substituição de veículos obsoletos, e outras práticas que afetam o gerenciamento da frota.
Entre os itens que são indispensáveis na política de frota, estão:
- Qual a finalidade de uso dos veículos (Determinar quando, onde e porquê o veículo é utilizado, e se pode ser utilizado para fins particulares);
- Velocidade máxima permitida em trechos da cidade e estrada;
- Realização do checklist do veículo antes e depois de dirigir;
- Entrega periódica de comprovante da CNH regularizada de cada condutor;
- Formas de pagamento do abastecimento e em quais postos abastecer.
Lembre-se, na política, até o que for óbvio precisa ser dito.
Qual é o papel do gestor com a política de frota?
O gestor tem como responsabilidade verificar se todos esses procedimentos estão corretos, e em manter o documento atualizado, sempre acompanhado da validação de um advogado ou setor jurídico.
Além disso, o gestor precisa garantir a aplicação da política de frota através da ciência dos motoristas.
Para isso, os motoristas precisam ler a política de frota e assinar para demonstrar que está de acordo com tudo. Essa é uma ação que parece simples, mas em uma empresa com dezenas de motoristas que sempre estão pela estrada, esse processo pode se tornar lento.
Para facilitar a sua gestão, eu pensei em uma forma de conseguir a assinatura dos motoristas diretamente do celular deles, de forma online e grátis.
Ah, ainda não existe uma política de frota onde você trabalha? Baixe o nosso Modelo de Política de Frota e faça as alterações necessárias para ficar a cara da sua empresa.
Como aplicar a política de frota com assinatura online e grátis?
Vamos utilizar o Google Formulários para fazer a aplicação da política de frota com assinatura online e grátis.
Tudo o que você precisa fazer é passar a política de frota da empresa para o formulário, como na imagem abaixo:
Esse formulário precisa ter:
- Um campo de e-mail para você conseguir controlar quem o preencheu;
- A garantia de que todas as perguntas estão marcadas como obrigatórias.
- Um campo para que o motorista possa fazer sua assinatura (vou te mostrar como faz);
No smartphone, o motorista só vai precisar clicar no botão verde no topo da tela, e logo após isso, adicionar sua assinatura.
Como adicionar a função de assinatura no formulário?
- Dentro da edição do Google Formulários, no canto superior esquerdo, clique nos 3 pontos e depois em “complementos”.
- No modal que abrir, pesquise na caixa de pesquisa por “signature”.
- Clique na extensão e instale.
Após a instalação, volte ao seu formulário e na parte superior, clique diretamente em “”Complementos”.
Dê start na ferramenta e faça o login com a mesma conta que você está fazendo o formulário.
Em seguida, selecione a opção “Add Single Signature”, preencha os campos e clique em “submit” ao final.
Logo após o envio, suas assinaturas estarão disponíveis e a pergunta “assinatura” será gerada automaticamente.
Diferente do outro formulário, o link que precisa ser enviado para o motorista estará disponível na extensão. Clique em “see pending” e copie o link disponível.
Atenção: a assinatura só vai funcionar se você tiver copiado o link da extensão!
Por fim, veja nosso formulário de exemplo para descobrir o resultado final.
Como verificar se a Política de Frota está sendo seguida?
Mesmo que a assinatura seja muito importante, ela não garante que a política de frota vai ser sempre seguida.
Para que você tenha 100% de controle sobre sua operação, garantindo que ela vai estar rodando de forma segura e econômica, você precisa investir em um sistema de gestão de frota.
Através de um sistema como o Contele Rastreador, você tem controle sobre vários eventos do veículo, como por exemplo:
- Velocidade máxima que ele atingiu;
- Locais que ele passou;
- Avarias identificadas.
Só assim, você vai ter uma frota totalmente otimizada e que respeita a política de frota!
Acesse a página do Contele Rastreador e veja como podemos não apenas simplificar processos, como trazer economia para sua empresa.
