Você faz o controle de abastecimento e sabe o quanto gasta com abastecimento da frota da sua empresa?
Por incrível que pareça, a maioria dos gestores não têm fácil acesso as reais informações sobre esse gasto dos veículos da empresa.
Pensando sempre em trazer praticidade para a gestão da sua frota, hoje eu vou mostrar Como Fazer o Controle de Abastecimento da Frota Grátis e Online.
Se você é quem cuida dos veículos da sua empresa, sabe como é importante ter controle sobre os gastos, principalmente quando o assunto é combustivel.
Um bom sistema de rastreamento é a saída perfeita para o gestor economizar tempo tendo as informações na palma da mão.
Mas caso a sua empresa ainda não tenha um sistema de gestão de frota, eu vou te ensinar a ter o controle de abastecimento de forma gratuita, utilizando o Google Forms.
Com um formulário compartilhado com os condutores da empresa, você pode criar campos para que seja preenchido no momento do abastecimento, essas informações serão utilizadas para cálculos que farão toda diferença na sua gestão.
Utilizando o formulário no momento do abastecimento do veículo, o condutor deve indicar:
- Quem está com o veículo;
- Qual veículo está usando;
- O valor atual do hodômetro;
- Quantos litros abasteceu;
- O valor gasto no abastecimento;
- Tipo de combustível (caso o veículo seja flex).
Além disso, é fundamental que todo abastecimento seja sempre completando o tanque, além de precisão nas informações, a frota ganha em produtividade.
Imagem retirada do Google Formulário
Você também pode inserir um campo para que o condutor envie uma foto do comprovante do abastecimento, assim terá mais uma prova de que está coletando informações precisas sobre o gasto da frota.
Mais uma tarefa para o condutor?
De maneira nenhuma!
O formulário deve conter somente perguntas diretas sobre o abastecimento do veículo.
Além disso, pode ser preenchido enquanto o próprio veículo é abastecido, adicionando apenas a informação de pagamento depois de abastecer o veículo.
Como um formulário online ajuda no controle de combustível?
Todas as informações do formulário são entregues em formato de gráfico, o que permite ver alguns dados sobre o abastecimento de forma geral.
Imagem retirada do Google Formulário
Além disso, as informações ainda podem ser vistas em formato de planilha, o que permite ir além na gestão dos gastos, obtendo valores de consumo de forma analítica.
Com os resultados do formulário na planilha, é possível calcular o consumo médio de combustível por km de cada veículo da frota de uma maneira simples.
Primeiro, você precisa precisa descobrir quantos quilômetros o veículo fez com um tanque completo. Você pode chegar nesse valor subtraindo o valor do abastecimento mais recente do hodômetro pelo abastecimento anterior.
Depois, você só precisa dividir o valor encontrado pela quantidade de litros do tanque do veículo.
Assim, você encontra a média de consumo de litros de combustível por quilômetro.
O que mais o controle pode oferecer?
Além de informações mais atuais, você pode utilizar o formulário para lançar valores de abastecimentos passados.
Assim, você pode obter uma visão dos gastos com o combustível da frota de forma mais analítica, com informações como, o valor total do abastecimento em longos períodos ou a média geral de consumo da sua frota.
Dica de Ouro!
É possível criar um atalho do formulário em seu celular e de seus condutores da frota.
Assim, todos terão fácil acesso ao registro e ficará mais fácil de implantar essa rotina no dia dia dos motoristas.
Muito mais controle com um sistema de gestão de frotas
Com um sistema de rastreamento e gestão veicular, é muito mais prático fazer o controle de todos os custos dos veículos da empresa.
Além de ter todas as informações que vimos acima, sem precisar de cálculo, você ainda recebe outros benefícios importantes para sua gestão, como:
- Controle de Manutenções;
- Monitoramento da Frota em tempo real;
- Notificação pelo e-mail e App de tudo que acontece com o veículo.
Conheça o Contele Rastreador e saiba como um sistema de gestão de frotas pode te ajudar a reduzir os custos e aumentar a produtividade dos veículos da empresa.
