Para a empresa ter um controle de frota eficaz, é necessário ter de forma organizada uma série de informações relacionadas aos veículos e condutores.

No post de hoje, vou te mostrar que informações são essas para o gestor assumir controle total sobre a frota, e disponibilizar para download planilhas que irão te auxiliar a manter essa organização.

O que precisa ser feito antes de assumir o controle da frota?

Na maior parte do tempo, o gestor de frota trabalha de forma estratégica. Acima de tudo, ele precisa gerenciar o seu tempo para cuidar das demandas trazidas por outros setores, cuidar da manutenção dos veículos, da gestão de motoristas, e muito mais.

Porém, para realizar qualquer uma dessas tarefas acima, é necessário que o gestor tenha uma base de dados sólida para que ele possa consultá-la quando for preciso.

Assim, vamos para um exemplo prático:

Você quer implantar um ranking de premiação dos condutores na sua frota. Um dos indicadores deste ranking, levará em consideração a pontuação da CNH dos motoristas. Sendo assim, para fazer o ranking, você precisa ter acesso a certas informações, como:

  • Número da CNH;
  • Data de vencimento;
  • Pontos na CNH.

Em outras palavras, se não houver um local para organizar essas informações, você vai travar a sua rotina, procurando respostas desnecessariamente.

Por isso, vou estar disponibilizando para baixar gratuitamente o Mapa da Frota de Veículos. O mapa da frota se trata de uma planilha onde você preencherá todas as informações relevantes dos motoristas e condutores da sua frota.

Assim, se você precisar de alguma informação para começar um projeto, é nela que você vai olhar primeiro.

Que itens o gestor deve olhar para ter controle sobre a frota?

Controlar a frota não se resume em apenas saber onde cada veículo passou. O trabalho do gestor de frota é complexo, e exige sua atenção em vários aspectos, como:

  • Gestão da CNH dos motoristas que utilizam os veículos da empresa;
  • Gerar e analisar relatórios;
  • Controlar o gasto dos veículos;
  • Gerenciar manutenções preventivas e corretivas;
  • Analisar e apontar a hora certa para ampliar, reduzir ou trocar a frota;
  • Controlar abusos na utilização dos veículos.

Para que todo esse controle seja possível, você precisa de um bom sistema de rastreamento e de planilhas.

Além disso, é muito importante que você tenha um bom relacionamento com os motoristas, pois eles fazem toda a diferença. O comportamento do motorista no volante está relacionado diretamente com o consumo de combustível, multas, acidentes, manutenção, entre outros fatores de enorme relevância na gestão da frota e que reduz custos.

Pensando nisso tudo, eu selecionei três planilhas que te auxiliarão em certas partes do trabalho, que eu considero essencial um gestor ter domínio:

1. Checklist do Veículo

Parte da manutenção preventiva pode ser feita com um checklist do veículo. Muitas empresas já utilizam esse método de checklist, que garante uma redução média de 16% nos custos de manutenção.

O método trata-se de uma série de verificações no veículo, a maior parte delas simplesmente visuais, e que deverão ser feitas cada vez que o veículo for utilizado.

Por isso, baixe gratuitamente nosso Modelo de Checklist Rápido do Veículo

2. Controle dos Gastos com Combustível

O mínimo que um gestor de frotas deve ter são informações básicas sobre os gastos com combustível da frota, como por exemplo:

  • Consumo médio de combustível (Km/l) por veículo;
  • Total do custo (R$) mensal de combustível;
  • Quantidade total (litros) consumida mensalmente;
  • Quem abasteceu, em que dia e qual valor.

Recentemente, fiz um vídeo para o meu canal em que mostro como fazer o controle de combustível da frota e quais são seus benefícios:

Por isso, baixe nossa Planilha para Controle de Abastecimentos.

Controle de Multas de Trânsito

Fazer a boa gestão de multas de trânsito para sua frota é essencial, porém, existem algumas dificuldades nessa tarefa. Quando a multa chega à empresa, as perguntas são sempre as mesmas:

  • Quem estava utilizando o veículo na data do evento?
  • Como farei para descobrir o condutor?
  • A empresa pode ou deve descontar a multa do salário do funcionário?

Antes de tudo, você precisa fazer o controle desses gastos, para depois tomar ações em relação a isso.

Para isso, preparamos uma Planilha para Controle de Multas de Trânsito.

Após baixar e fazer o controle, você receberá e-mails meu explicando como você pode reduzir as infrações da sua frota, então fique ligado!

Bônus: Cálculo de Custo do KM Rodado

Você sabe quanto custa o KM rodado da sua frota? E de um veículo específico? Essa informação é imprescindível para fazer a precificação dos seus produtos e serviços prestados.

Por fim, estou disponibilizando no final nossa Planilha para Calcular o Custo do KM rodado.

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Autor

O meu nome é Julio César, CEO da Contele Rastreador e autor deste blog. Graduado em Engenharia Eletrônica e em Processamento de Dados e MBA em Gestão Empresarial pela FGV.