Para a empresa ter um controle de frota eficaz, é necessário ter de forma organizada uma série de informações relacionadas aos veículos e condutores.
No post de hoje, vou te mostrar que informações são essas para o gestor assumir controle total sobre a frota, e disponibilizar para download planilhas que irão te auxiliar a manter essa organização.
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O que precisa ser feito antes de assumir o controle da frota?
Na maior parte do tempo, o gestor de frota trabalha de forma estratégica. Acima de tudo, ele precisa gerenciar o seu tempo para cuidar das demandas trazidas por outros setores, cuidar da manutenção dos veículos, da gestão de motoristas, e muito mais.
Porém, para realizar qualquer uma dessas tarefas acima, é necessário que o gestor tenha uma base de dados sólida para que ele possa consultá-la quando for preciso.
Assim, vamos para um exemplo prático:
Você quer implantar um ranking de premiação dos condutores na sua frota. Um dos indicadores deste ranking, levará em consideração a pontuação da CNH dos motoristas. Sendo assim, para fazer o ranking, você precisa ter acesso a certas informações, como:
- Número da CNH;
- Data de vencimento;
- Pontos na CNH.
Em outras palavras, se não houver um local para organizar essas informações, você vai travar a sua rotina, procurando respostas desnecessariamente.
Por isso, vou estar disponibilizando para baixar gratuitamente o Mapa da Frota de Veículos. O mapa da frota se trata de uma planilha onde você preencherá todas as informações relevantes dos motoristas e condutores da sua frota.
Assim, se você precisar de alguma informação para começar um projeto, é nela que você vai olhar primeiro.
Que itens o gestor deve olhar para ter controle sobre a frota?
Controlar a frota não se resume em apenas saber onde cada veículo passou. O trabalho do gestor de frota é complexo, e exige sua atenção em vários aspectos, como:
- Gestão da CNH dos motoristas que utilizam os veículos da empresa;
- Gerar e analisar relatórios;
- Controlar o gasto dos veículos;
- Gerenciar manutenções preventivas e corretivas;
- Analisar e apontar a hora certa para ampliar, reduzir ou trocar a frota;
- Controlar abusos na utilização dos veículos.
Para que todo esse controle seja possível, você precisa de um bom sistema de rastreamento e de planilhas.
Além disso, é muito importante que você tenha um bom relacionamento com os motoristas, pois eles fazem toda a diferença. O comportamento do motorista no volante está relacionado diretamente com o consumo de combustível, multas, acidentes, manutenção, entre outros fatores de enorme relevância na gestão da frota e que reduz custos.
Pensando nisso tudo, eu selecionei três planilhas que te auxiliarão em certas partes do trabalho, que eu considero essencial um gestor ter domínio:
1. Checklist do Veículo
Parte da manutenção preventiva pode ser feita com um checklist do veículo. Muitas empresas já utilizam esse método de checklist, que garante uma redução média de 16% nos custos de manutenção.
O método trata-se de uma série de verificações no veículo, a maior parte delas simplesmente visuais, e que deverão ser feitas cada vez que o veículo for utilizado.
Por isso, baixe gratuitamente nosso Modelo de Checklist Rápido do Veículo
2. Controle dos Gastos com Combustível
O mínimo que um gestor de frotas deve ter são informações básicas sobre os gastos com combustível da frota, como por exemplo:
- Consumo médio de combustível (Km/l) por veículo;
- Total do custo (R$) mensal de combustível;
- Quantidade total (litros) consumida mensalmente;
- Quem abasteceu, em que dia e qual valor.
Recentemente, fiz um vídeo para o meu canal em que mostro como fazer o controle de combustível da frota e quais são seus benefícios:
Por isso, baixe nossa Planilha para Controle de Abastecimentos.
Controle de Multas de Trânsito
Fazer a boa gestão de multas de trânsito para sua frota é essencial, porém, existem algumas dificuldades nessa tarefa. Quando a multa chega à empresa, as perguntas são sempre as mesmas:
- Quem estava utilizando o veículo na data do evento?
- Como farei para descobrir o condutor?
- A empresa pode ou deve descontar a multa do salário do funcionário?
Antes de tudo, você precisa fazer o controle desses gastos, para depois tomar ações em relação a isso.
Para isso, preparamos uma Planilha para Controle de Multas de Trânsito.
Após baixar e fazer o controle, você receberá e-mails meu explicando como você pode reduzir as infrações da sua frota, então fique ligado!
Bônus: Cálculo de Custo do KM Rodado
Você sabe quanto custa o KM rodado da sua frota? E de um veículo específico? Essa informação é imprescindível para fazer a precificação dos seus produtos e serviços prestados.
Por fim, estou disponibilizando no final nossa Planilha para Calcular o Custo do KM rodado.
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