O diário de bordo do motorista é uma ferramenta essencial para registar as atividades dos motoristas, despesas de viagem e uso do veículo.
Com o avanço da tecnologia, a transição para o digital se tornou uma solução prática e eficaz, melhorando a precisão dos dados e de análise.
Neste post, compartilharemos dicas de como criar um diário de bordo online usando o Google Formulários para o motorista utilizar.
Conteúdo
Qual o objetivo do diário de bordo do motorista?
O diário de bordo é um documento que o motorista registra atividades relacionadas ao uso dos veículos da frota.
Ele serve não apenas para acompanhar a quilometragem, os destinos e horários de chegadas, mas também para acompanhar despesas com:
- Combustível;
- Pedágios;
- Refeições;
- Hotéis;
- Custos emergenciais (parada na oficina, etc).
Além disso, o preenchimento do diário permite o gestor tomar medidas estratégicas.
A partir do registro de custos de cada viagem, o gestor de frota pode roteirizar viagens de outra forma, traçando novos trechos e reduzindo custos operacionais e de combustível.
Vantagens de implantar um diário de bordo online
Não é segredo que a mudança para o digital é muito benéfica (por exemplo o checklist online).
A adoção do diário de bordo online oferece uma série de benefícios em comparação ao método tradicional em papel, incluindo:
- Redução de erros manuais: O preenchimento automático e a estrutura padronizada dos formulários online diminuem a probabilidade de erros comuns nos registros manuais.
- Economia de tempo: A coleta digital de informações elimina a necessidade de transcrever dados de formulários de papel, poupando seu tempo valioso.
- Agilidade em mudanças: Precisa fazer alguma mudança no diário de bordo? Qualquer alteração feita, é automaticamente compartilhada com seus motoristas.
- Sustentabilidade: Reduz o uso de papel, contribuindo para práticas de negócios mais sustentáveis e ecologicamente corretas.
- Segurança dos dados: Os dados armazenados na nuvem têm menor risco de perda em comparação com registros físicos, que podem ser facilmente danificados.
Qual ferramenta posso utilizar para criar um diário de bordo online?
Para que você crie o seu próprio diário de bordo online do motorista, nós recomendamos o uso do Google Formulários.
O Google Formulários – ou Google Forms – é uma ferramenta gratuita e versátil. Ele permite a personalização de formulários e a inclusão de diferentes tipos de respostas.
Além disso, a coleta de dados acontece em tempo real.
Passo a passo para criar um diário de bordo no Google Formulários
- Primeiramente, acesse o Google Formulários e crie um novo formulário.
- Personalize o formulário com campos para todas as informações necessárias, como nome do motorista, veículo, quilometragem inicial e final, despesas, entre outros.
- Configure as perguntas para garantir que todas as respostas sejam obrigatórias, assegurando a coleta completa dos dados.
- Compartilhe o link do formulário com os motoristas, que podem preenchê-lo diretamente de seus smartphones.
Itens indispensáveis em um diário de bordo
Se o seu objetivo é registrar as atividades relacionadas ao veículos, são indispensáveis os seguintes itens:
- Nome do motorista;
- Rota/destino;
- Veículo (Número da placa)
- Odômetro do veículo na saída e na chegada;
- Pedágio;
- Refeição;
- Hospedagem;
- Estacionamento;
Além disso, é interessante ter campos abertos para os motoristas informarem outros valores, ou fazerem alguma observação.
Como analisar as respostas dos motoristas no Google Formulários
As respostas são automaticamente organizadas em uma planilha do Google, facilitando a análise dos dados.
Você pode usar filtros e fórmulas para calcular quilometragens, custos e identificar padrões ou áreas que necessitam de atenção, por exemplo.
Dicas para os motoristas preencher o diário corretamente
- Primeiramente, certifique-se de que os motoristas estejam treinados e familiarizados com o formulário online.
- Estabeleça o preenchimento do diário de bordo como parte da rotina diária.
- Por fim, incentive a precisão e a atenção aos detalhes, reforçando a importância dos dados para a gestão eficiente da frota.
Conclusão: garanta seu modelo de diário de bordo online gratuito
Adotar um diário de bordo online é um passo significativo para modernizar a gestão de frotas, trazendo mais eficiência e confiabilidade no processo.
Para facilitar ainda mais esse processo, disponibilizamos um modelo gratuito de diário de bordo que você pode copiar e personalizar conforme as necessidades de sua operação.
Aproveite essa ferramenta para melhorar a gestão de sua frota e impulsionar os resultados de sua empresa.
