O post de hoje será sobre como fazer a gestão dos veículos de forma simples, prática e home office.
Todo o país adotou a quarentena como um método de prevenção ao Novo Coronavírus.
Porém, existem empresas que, por vários motivos, não podem pausar suas atividades, e precisam de seus colaboradores ativos, como o caso das empresas que prestam serviços essenciais e seus motoristas.
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O cenário atual
Na atual situação, a maioria das empresas do mercado estão em duas condições.
Parte das empresas, por oferecerem serviços considerados essenciais, estão funcionando normalmente, ou até mesmo, aumentaram sua produção devido à alta demanda.
Outras, ao aderir a quarentena, tiveram que reduzir ou até mesmo encerrar suas atividades temporariamente.
E como o gestor de frotas pode exercer sua função nessas condições?
Empresas que reduziram suas atividades
Se os motoristas da sua frota estão cumprindo com a quarentena, e os seus veículos estão parados, o gestor pode utilizar o tempo para alinhar alguns pontos da frota, como por exemplo:
Levantamento de dados da frota:
Não é exagero falar que alguns gestores não tem informações básicas sobre a frota da empresa, como o tamanho, ou a idade média dos veículos.
Se você ainda não tem essa informação na ponta do lápis, esse período é ideal para essa coleta.
Mapa da frota:
Crie uma planilha com todas as informações dos seus veículos, como o tipo do carro, ano, valor do odômetro, tipo de combustível.
Dados dos motoristas: cadastro, detran:
Eu já falei em outros posts aqui para o blog, sobre a importância em ter controle da CNH dos motoristas da sua frota.
Esse período, pode ser muito bem aproveitado para reforçar a segurança jurídica da sua empresa garantindo que todos os seus motoristas estejam devidamente habilitados para dirigir.
Revisão da política de frota:
A sua política de frota está atualizada?
As regras que considerava importante para gestão dos veículos, ainda estão valendo?
Utilize o momento para fazer uma nova análise da sua política de frota, acrescente novas regras que surgiram com o tempo, ou retire as que perderam relevância.
Manutenção dos veículos:
Se você já utiliza o sistema de checklist na frota, faça um levantamento de todas as ações que precisam ser feitas no veículos da sua frota.
A ideia, é que você tenha um bom diagnóstico da sua frota em mãos, assim fica mais fácil ter um plano de manutenção quando os veículos voltarem às atividades.
Empresas que estão à todo vapor!
Se a sua empresa está em atividades normalmente, e seus motoristas estão na rua, você pode adotar alguns métodos de prevenção para proteger sua frota, como:
Evitar o contato
Muitas empresas estão mudando sua rotina de trabalho para proteger seus motoristas…
Esse é o caso das empresas de entrega, que aderiram à um método de entrega que evita o contato físico.
O objeto é deixado no local, e através de um formulário ou whatsapp, o motorista informa a entrega.
O cliente, por sua vez, utiliza os mesmos métodos para confirmar o recebimento.
Gestão Home Office é fazer as informações chegarem até você
O controle dos gastos da frota, ainda precisa ser feito.
E mesmo longe da empresa, existem diversas maneiras de fazer essa gestão.
Se você ainda não tem um sistema de rastreamento, é possível fazer o controle de abastecimentos por meio de um formulário no Google Forms, sem custos para a sua empresa.
Basta acessar o https://docs.google.com/forms/ e criar um formulário, com itens, como:
– Motorista (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Selecione (Liste os Nomes)
– Veículos (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Selecione (Liste as Placas)
– Hodômetro do Veículo (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Resposta Curta
Validação: É número
– Valor Total (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Resposta Curta
Validação: É número
– Litros Total(Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Resposta Curta
Validação: É número
– Tanque Cheio (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Selecione (Sim ou Não)
– Tipo de Combustível (Obrigatório)
Tipo de Resposta no Google Forms: Selecione (Etanol, Gasolina, Diesel e Gás)
Preenchendo este simples formulário, seu motorista pode enviar todas as informações que você precisa fazer a gestão dos veículos e reduzir custos.
Que saber como fazer o controle do combustível da frota só usando o Google Formulário?
Eu fiz uma live sobre isso:
Controle do estado do veiculo com checklist
A manutenção dos veículos, é um assunto que você não pode deixar de lado.
Por isso, uma maneira de fazer esse controle de forma eficaz, é utilizando ainda o formulário do Google.
Seus motoristas devem preencher este formulário no momento em que pegar e deixar o veículo.
Se você ainda não conhece a importância do checklist, eu também já fiz uma live inteira sobre esse documento tão importante.
Algumas dicas para frota com veículo parado
Se o veículo da empresa vai ficar parado na quarentena, aqui vai algumas dicas para evitar problemas com manutenção quando retornar as atividades.
- Abasteça o veículo com combustível aditivado;
- Ligue o veículo por 20 minutos, pelo menos uma vez por semana;
- Calibre os pneus.
Dica Extra
Uma ótima dica é, inserir as orientações de higiene do motorista e do veículo no checklist.
Assim, você pode ter certeza de que a equipe está fazendo sua parte na prevenção ao Coronavírus.
Trabalhar em casa, pode ser uma tarefa difícil, principalmente, para o gestor que está adaptado à dinâmica de gerir uma frota de veículos.
Por isso, essas dicas são essenciais para o gestor que não quer perder a produtividade e manter a gestão dos veículos em dia.
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