A identificação do condutor é uma etapa essencial para uma gestão de frotas eficiente. Apesar de parecer simples, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades em saber, com exatidão, quem está dirigindo cada veículo em determinado momento.
Neste artigo, você vai conhecer 4 maneiras práticas de fazer a identificação do condutor, e entender como isso impacta diretamente na redução de custos, segurança jurídica e controle operacional.
Conteúdo
Por Que a Identificação do Condutor é tão Importante?
Empresas que não controlam a identificação do condutor enfrentam diversos problemas no dia a dia da frota, como:
- Dificuldade em saber quem cometeu uma infração ou causou danos ao veículo – gerando dificuldade ao lidar com as multas NIC (Não identificação do condutor);
- Impossibilidade legal de repassar multas ao motorista;
- Aumento no número de abusos na condução;
- Falta de dados para análise de performance.
Quando o condutor sabe que está sendo identificado, tende a dirigir com mais cuidado e responsabilidade — o que gera economia e mais segurança.
4 Formas de Realizar a Identificação do Condutor
Depois de entender a importância, é preciso saber como colocar isso em prática. Por isso, listamos 4 métodos usados por empresas de diferentes portes para fazer a identificação do condutor.
Cada uma dessas alternativas tem vantagens e limitações, permitindo que você avalie o que funcionaria melhor para a sua gestão de frotas.
1 – Planilhas e Registros Manuais
A forma mais antiga e tradicional de fazer a identificação do condutor ainda é muito comum em várias empresas.
Nesse modelo, um responsável registra manualmente, em papel ou planilha online, quem está utilizando cada veículo, em qual data e horário, além de informações como destino, quilometragem e possíveis observações.
Exemplos das informações registradas:
- Nome do condutor;
- Placa ou identificação do veículo;
- Data e hora de saída e retorno;
- Assinatura do condutor, se a ficha for física;
- Observações sobre o estado do veículo na entrega e devolução.
Vantagens:
- Fácil de implementar;
- Baixo custo inicial;
- É o ponto de partida de muitas empresas.
Limitações:
- Sujeito a falhas;
- Baixa confiabilidade dos dados;
- Não fornece informações complementares sobre rota, velocidade ou eventos de risco;
- Dificuldade de integração.
2 – Identificação Manual em Sistema
Neste modelo, a identificação do condutor é feita dentro do sistema de rastreamento da frota. O gestor, ou o motorista, entra no sistema e registra quem está utilizando o veículo naquele momento.
No Contele Fleet, por exemplo, isso pode ser feito tanto pelo aplicativo quanto na versão web, o que facilita a rotina do gestor.
Vantagens:
- Elimina o uso de papel e planilha;
- Organiza registros de forma centralizada;
- Ideal para empresas que querem se modernizar.
Limitações:
- Ainda depende de ação humana;
- Sujeito a esquecimentos e registros incorretos;
- Não garante total confiabilidade nos dados.
3 – iButton ou Cartão RFID
Esses métodos usam um dispositivo físico de identificação do condutor, que deve ser passado por um leitor instalado no painel do veículo. Ao fazer isso, o sistema reconhece automaticamente o motorista antes da partida.
Vantagens:
- Registro rápido e automatizado;
- Menor risco de erro humano;
- Boa relação custo benefício para frotas médias.
Limitações:
- Depende de hardware;
- Riscos de mau contato, perda ou esquecimento;
- Requer manutenção e suporte técnico.
Apesar de ainda serem usadas por muitas empresas, esse tipo de solução está sendo gradualmente substituído por tecnologias mais modernas.
Assim que o condutor passar o cartão ou iButton no leitor, a identificação é enviada e registrada no sistema.
Esse método depende menos de ações manuais e dá mais confiabilidade nas informações.
Porém, tratando-se de um hardware (dispositivo físico), ele é passível a problemas, como mau contato, esquecimento, etc.
Por essa razão, nós do Contele Fleet, deixamos de utilizar o modelo e contamos agora com tecnologias avançadas para identificação do condutor
4 – Aplicativo do Motorista
A solução mais moderna e eficiente para identificação do condutor é via aplicativo, como o Contele Fleet Driver.
Nesse modelo, o motorista se identifica com um PIN ou escaneando um QR code, antes de iniciar o uso do veículo. A partir daí, todas as informações ficam automaticamente vinculadas ao condutor no sistema.
Vantagens:
- Automatização completa e confiável;
- Dados integrados com outros indicadores da frota;
- Participação ativa do motorista na gestão.
Além disso, o aplicativo também permite o envio de checklists do veículo e registros de abastecimento, o que torna o condutor um verdadeiro aliado na gestão da frota.
Outros Recursos que Integram a Identificação do Condutor
A identificação do condutor é uma ação que pode ser feita integrada a outros processos da gestão de frotas, gerando dados valiosos para a tomada de decisão, controle de custos e segurança operacional.
Veja dois recursos fundamentais que se complementam com a identificação e fortalecem ainda mais o controle da frota:
- Controle de abastecimento
Pode ser registrado pelo motorista, permitindo fazer o cálculo do consumo médio e identificar desvios de uso.
- Checklist do veículo
Através de um checklist diário, o condutor informa as condições do veículo, e estes dados viram indicadores para tomada de decisão.
O Que a Identificação do Condutor Proporciona à Sua Empresa?
A identificação do condutor traz impactos diretos para a gestão da frota:
- Redução de multas e acidentes;
- Atribuição correta de responsabilidades;
- Dados confiáveis para auditoria e relatórios;
- Mais economia e eficiência no uso dos veículos.
Identifique os Condutores com Tecnologia e Segurança
Deixar de controlar a identificação do condutor é um risco que nenhuma empresa pode correr. E com o Contele Fleet Driver, o processo é prático, confiável e totalmente integrado ao sistema de gestão de frotas Contele Fleet.
Você terá total controle sobre quem está dirigindo, quais os hábitos de condução e como está o desempenho de cada motorista.
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