Controle de combustível por Excel ou planilha online? Muitos gestores já se perguntaram isso no momento de definirem a forma que vão trabalhar.
Por conta disso, no post de hoje, iremos mostrar as vantagens e desvantagens de usar cada uma dessas ferramentas.
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Como você faz o controle de combustível da frota?
Existem vários jeitos de fazer o controle de combustível, e um dos principais deles é por Excel. Afinal, quem nunca usou essa ferramenta para organizar dados, não é mesmo?
Em uma pesquisa que minha equipe realizou com 283 gestores, 41% de quem respondeu disse que utiliza o Excel para fazer o controle de combustível da frota.
Enquanto isso, outros 41% utilizam cartão combustível, e o restante utiliza ou o Google Formulários, ou planilha online.
Mas hoje, vamos focar especificamente em comparar o clássico Excel com as planilhas onlines. Qual será que é o melhor?
1. Controle de combustível por Excel:
Com o Excel, é possível criar planilhas, inserir fórmulas e até mesmo gerar gráficos para visualizar os gastos com combustível ao longo do tempo.
Por ser uma ferramenta utilizada desde os anos 90, é comum que a maioria das pessoas opte por ela. No entanto, ela possui algumas desvantagens.
A primeira, é que a planilha do Excel precisa ser abastecida manualmente. Por ser offline, não é possível integrar com outros sistemas que enviem abastecimentos para ela. Por conta disso, o gestor precisa entrar nela com frequência para atualizá-la à mão.
Outro ponto negativo, é a questão dele ser offline, e isso impacta em outros fatores, como por exemplo:
- Possibilidade de perder o arquivo permanentemente;
- Dificuldade em compartilhar a planilha com outros colaboradores;
- Dificuldade em verificar quem realizou alterações na planilha.
Portanto, é importante considerar alternativas mais seguras, como soluções online ou sistemas específicos para controle de combustível, que ofereçam recursos de compartilhamento, controle de acesso e rastreamento de alterações.
2. Planilhas online (Google Planilhas ou Microsoft 365)
Ao optar por uma planilha online, como o Google Planilhas, há diversas vantagens em comparação com uma planilha offline.
Uma das principais vantagens é a facilidade de acesso e colaboração.
Com o Google Planilhas, várias pessoas podem acessar e alimentar a planilha simultaneamente, o que facilita o trabalho em equipe. Além disso, é possível controlar o acesso, permitindo que cada pessoa tenha permissões específicas, seja para visualização ou edição dos dados.
Com as planilhas do Google, é possível verificar quem realizou alterações no documento e, se necessário, reverter para versões anteriores.
Mas, de todas as vantagens, a que eu considero mais importante é a possibilidade de envolver o motorista na gestão.
Em um outro post, eu ensinei a como utilizar o Google Formulários e Planilhas para fazer o controle de combustível com participação do motorista:
Outras formas de fazer o controle de combustível
1. Cartão combustível
O cartão combustível é um ótimo meio de pagamento, pois facilita a transação de dinheiro entre a empresa, motorista e posto de gasolina.
Além disso, o cartão combustível oferece relatórios que fornecem informações valiosas.
A média de consumo por veículo e motorista, por exemplo, é um dos principais dados disponíveis.
No entanto, o cartão combustível peca por, muitas das vezes, não possibilitar que o motorista acompanhe a média que ele está fazendo.
Lembre-se: a condução do motorista é sem dúvida o fator que mais impacta no consumo de combustível.
2. WhatsApp
Corra dessa prática! Eu coloco o WhatsApp aqui, pois já vi empresas adotando o aplicativo para controlar o combustível.
Através de mensagens, o motorista envia fotos de recibos de abastecimento para o gestor toda vez que para no posto.
Mas, imagine ter uma frota de cinco veículos em circulação e ter que dedicar seu tempo para analisar essas fotos e tentar chegar a alguma conclusão. Esse método não permite a realização de filtros ou cálculos de médias, tornando-o ineficiente para tomar decisões estratégicas em relação à frota.
Desculpe, mas é necessário abandonar essa prática.
3. Sistema para gestão de frotas
E para quem já usa o Google Planilhas ou o Excel, tem uma opção melhor? Sim!
Os sistemas de gestão de frotas oferecem diversos recursos, e um deles é a gestão de combustível.
O Contele Rastreador, por exemplo, apresenta funções que não só auxiliam o gestor, como também o motorista.
Através do aplicativo do motorista, o condutor consegue registrar o abastecimento do veículo, e logo após, visualizar a média de consumo que realizou naquele trecho.
Essa é a melhor forma do condutor se autocorrigir, e assim melhorar o seu desempenho no volante.
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