A gestão online de documentos da frota é um assunto simples, porém pouco discutido entre os gestores.
É difícil encontrar empresas que organizam documentos dos veículos e motoristas da frota, da forma adequada.
No post de hoje, eu vou mostrar para você, como organizar documentos da frota de forma online e gratuita.
Conteúdo
O que é a gestão dos documentos?
Fazer a gestão dos documentos em uma empresa, é ter todos os registros relevantes armazenados e organizados, permitindo o fácil acesso, quando necessário..
Para uma empresa com frota de veículos, organizar seus documentos é guardar registros importantes dos carros e motoristas para fim de controle e segurança jurídica.
Por que fazer a gestão online dos documentos da frota ?
A Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), revelou em 2015 que as empresas gastam em média, 1 mês do ano procurando informações, e que tudo isso ocorre devido à má organização dos documentos.
Essa pesquisa ainda afirma que as empresas levam cerca de 2 horas por dia, buscando informações entre documentos.
fonte: Exame
Ou seja, caso não seja feita a gestão dos documentos, boa parte do tempo de trabalho é gasto procurando os documentos da frota, tornando a empresa improdutiva.
Quais documentos da frota organizar?
É importante falar que, para organização e gestão dos documentos da frota, você deve separar em dois grupos: Os documentos dos veículos e documentos dos condutores.
Os principais documentos que você deve armazenar dos veículos da frota, são:
- Política de Frota;
- IPVA;
- Licenciamento;
- Documento Único de Transferência (DUT);
- Apólice de seguro;
- Orçamentos;
- DPVAT.
Tendo fácil acesso a esses documentos do seu veículo, serão evitados as perdas de prazos e vencimentos, que podem trazer complicações para sua empresa.
Já sobre os condutores da frota, você deve ter controle de 3 documentos:
- Política de Frota;
- Cópia da CNH;
- Extrato de pontos do Detran.
Ter registro da Política de Frota assinada pelo seu motorista, garante a prova de que o colaborador está ciente de todas as regras de utilização dos veículos.
Isso se torna um incentivo para que o condutor respeite as normas que foram acordadas no termo.
A cópia da CNH de seu motorista, assim como o extrato de pontos emitido pelo Detran, está diretamente ligada à segurança jurídica.
De acordo com Art. 310 da Seção I de Disposições Gerais do Código de Trânsito Brasileiro, a empresa é responsável por tudo que acontece com veículo.
Ou seja, a empresa responderá, caso o motorista que não esteja regularmente habilitado se envolva em algum acidente, sinistro, ou mesmo caso passe por uma blitz na rua.
Por isso, além do armazenamento, o gestor deve ter controle da validade dos documentos, pedindo atualizações periódicas.
O extrato da pontuação deve ser consultado pelo próprio motorista, basta entrar no site do Detran de seu estados.
Recomendo que solicite uma nova emissão a cada 3 meses.
Quer saber mais sobre a gestão da CNH dos motoristas? Olha esse vídeo que fiz para meu canal:
Onde guardar os documentos da frota?
Você pode armazenar todos os documentos em pastas, lembrando sempre de manter separado, documentos dos motoristas e dos veículos.
Mas eu aconselho fortemente que faça esse controle e a gestão online de documentos da frota.
Você pode digitalizar todos os documentos e armazenar em sistemas de nuvem, como o Google Drive.
Assim, além de ter mais organização com os documento, você garante a redução de custos evitando papelada na sua frota.
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Como um sistema de gestão de frotas ajuda na organização de documentos
Com o Contele Rastreador, é muito mais fácil ter controle dos registros da sua frota.
Usando o sistema de rastreamento, é possível adicionar um link da pasta com os documentos da frota.
Além de ter controle de todas as informações do veículo, você também tem fácil acesso a todos os documentos.
No menu principal na pasta dos veículos, é possível inserir o link da pasta onde os documentos estão arquivados.
Assim, pelo próprio aplicativo, o gestor pode encontrar todos os documentos importantes para sua gestão, além de receber lembretes para controle de documentos dos motoristas.
Conheça o Contele Rastreador e saiba como a gestão de documentos pode facilitar e muito o seu dia a dia na frota.
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