Como fazer a Gestão Online de Documentos da Frota Grátis

Como fazer a Gestão Online de Documentos da Frota Grátis

A gestão de documentos da frota é um assunto simples, porém pouco discutido entre os gestores. 

É difícil encontrar empresas que organizam documentos dos veículos e motoristas da frota, da forma adequada.

No post de hoje, eu vou mostrar para você, como organizar documentos da frota de forma online e gratuita.

O que é a gestão dos documentos?

Fazer a gestão dos documentos em uma empresa, é ter todos os registros relevantes armazenados e organizados, permitindo o fácil acesso, quando necessário..

Para uma empresa com frota de veículos, organizar seus documentos é guardar registros importantes dos carros e motoristas para fim de controle e segurança jurídica.

Por que fazer a gestão online dos documentos da frota ?

A Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), revelou em 2015 que as empresas gastam em média, 1 mês do ano procurando informações, e que tudo isso ocorre devido à má organização dos documentos.

Essa pesquisa ainda afirma que as empresas levam cerca de 2 horas por dia, buscando informações entre documentos.

fonte: Exame

Ou seja, caso não seja feita a gestão dos documentos, boa parte do tempo de trabalho é gasto procurando os documentos da frota, tornando a empresa improdutiva.

Quais documentos da frota organizar?

É importante falar que, para organização e gestão dos documentos da frota, você deve separar em dois grupos: Os documentos dos veículos e documentos dos condutores.

Os principais documentos que você deve armazenar dos veículos da frota, são:

  • Política de Frota;
  • IPVA;
  • Licenciamento;
  • Documento Único de Transferência (DUT);
  • Apólice de seguro;
  • Orçamentos;
  • DPVAT.

Tendo fácil acesso a esses documentos do seu veículo, serão evitados as perdas de prazos e vencimentos, que podem trazer complicações para sua empresa.

Já sobre os condutores da frota, você deve ter controle de 3 documentos:

  • Política de Frota;
  • Cópia da CNH;
  • Extrato de pontos do Detran.

Ter registro da Política de Frota assinada pelo seu motorista, garante a prova de que o colaborador está ciente de todas as regras de utilização dos veículos.

Isso se torna um incentivo para que o condutor respeite as normas que foram acordadas no termo. 

A cópia da CNH de seu motorista, assim como o extrato de pontos emitido pelo Detran, está diretamente ligada à segurança jurídica. 

De acordo com Art. 310 da Seção I de Disposições Gerais do Código de Trânsito Brasileiro, a empresa é responsável por tudo que acontece com veículo.

Ou seja, a empresa responderá, caso o motorista que não esteja regularmente habilitado se envolva em algum acidente, sinistro, ou mesmo caso passe por uma blitz na rua.

Por isso, além do armazenamento, o gestor deve ter controle da validade dos documentos, pedindo atualizações periódicas.

O extrato da pontuação deve ser consultado pelo próprio motorista, basta entrar no site do Detran de seu estados.

Recomendo que solicite uma nova emissão a cada 3 meses.

Quer saber mais sobre a gestão da CNH dos motoristas? Olha esse vídeo que fiz para meu canal:

Onde guardar os documentos da frota?

Você pode armazenar todos os documentos em pastas, lembrando sempre de manter separado, documentos dos motoristas e dos veículos.

Mas eu aconselho fortemente que faça esse controle por meios digitais.

Você pode digitalizar todos os documentos e armazenar em sistemas de nuvem, como o Google Drive.

Assim, além de ter mais organização com os documento, você garante a redução de custos evitando papelada na sua frota.

Como um sistema de gestão de frotas ajuda na organização de documentos

Com o Contele Rastreador, é muito mais fácil ter controle dos registros da sua frota.

Usando o sistema de rastreamento, é possível adicionar um link da pasta com os documentos da frota.

Além de ter controle de todas as informações do veículo, você também tem fácil acesso a todos os documentos. 

No menu principal na pasta dos veículos, é possível inserir o link da pasta onde os documentos estão arquivados.

Assim, pelo próprio aplicativo, o gestor pode encontrar todos os documentos importantes para sua gestão, além de receber lembretes para controle de documentos dos motoristas.

Conheça o Contele Rastreador e saiba como a gestão de documentos pode facilitar e muito o seu dia a dia na frota.

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