Você quer controlar os custos da frota, mas já não sabe mais o que fazer? Saber como calcular o TCO permitirá que você tome decisões que trarão economia para sua empresa.
No post de hoje, vamos conversar com o consultor financeiro Walter Kirschner, onde aprenderemos o que é TCO, como calcular, e o que fazer com essa informação.
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Conhecendo o Walter Kirschner
Walter é um profissional com vasta experiência no setor financeiro, onde trabalhou em bancos e empresas de leasing.
No entanto, Walter se interessou pelo mercado de locação de veículos, onde ajudou a montar uma locadora internacional que estava se alocando aqui.
Depois de trabalhar e ajudar a montar outras locadoras, Walter decidiu utilizar sua vasta experiência para ajudar outras empresas. Assim, fundou sua própria consultoria, a FullFleet, especializada em auxiliar empresas que desejam realizar uma terceirização de frotas eficiente.
O que é TCO?
O termo TCO significa Total Cost of Ownership, ou em português, Custo Total de Propriedade. Esse conceito foi desenvolvido pela consultoria americana Gartner Group, onde perceberam que o custo para adquirir um computador não estava associado unicamente ao seu custo. Além disso, havia outros fatores a se considerar, como o custo de conectá-lo à rede, de treinamento e o custo de softwares.
Muitas vezes, esses custos eram ocultos, pois os funcionários não sabiam realizar determinadas funções, precisando pedir ajuda aos colegas de trabalho. Isso resultava em perda de tempo e produtividade. Diante disso, o conceito de TCO foi criado e se popularizou no mercado de informática, expandindo-se posteriormente para outros setores, como o de automóveis e imóveis.
Qual é a utilidade de saber do TCO?
O TCO é um ótimo indicador para te guiar a decisões financeiras.
Por exemplo, o TCO pode te ajudar a escolher entre dois modelos de veículos diferentes, revelando qual opção é mais econômica.
Além disso, é possível verificar com ele se vale a pena ter veículos próprios ou terceirizar a frota.
Parece simples, mas não é. Isso acontece pois para cada estilo de frota, existem custos diferentes, e que não envolve apenas a mensalidade do veículo.
Por último, o TCO é uma ferramenta essencial para o controle da frota e para projeções financeiras de custos.
É recomendável atualizar o TCO sempre que for tomar uma decisão importante, para que ela seja a mais assertiva possível
Walter Kirschner
É possível calcular o TCO por veículo ou só pela frota toda?
Ao aplicar o conceito do TCO na gestão de frota, é possível calcular individualmente o TCO de cada veículo e, em seguida, realizar a soma dos valores para obter o panorama geral da frota.
No entanto, ao fazer o TCO da frota, é necessário adicionar um custo, que é a ociosidade da frota, ou seja, o tempo que veículos ficaram sem uso no pátio.
Neste caso, o TIN pode auxiliar na análise de dados.
O conceito de cálculo é o mesmo para frota pesada e frota leve?
Embora o conceito de TCO seja aplicável tanto em frotas leves quanto pesadas, a gestão dos custos em frotas pesadas apresenta desafios adicionais. Alguns aspectos, como depreciação e juros, seguem a mesma base de cálculo, porém, há particularidades que tornam o processo mais complexo para frotas pesadas.
Um dos principais desafios reside no cálculo preciso dos custos relacionados aos pneus. No caso de caminhões, por exemplo, é necessário considerar fatores como recapagem, ressolagem e recauchutagem. O número de pneus em um caminhão pode chegar a 18 unidades, e o custo desses pneus é significativo. Avaliar corretamente o custo dos pneus em uma frota pesada torna-se uma tarefa mais desafiadora.
Outra dificuldade está na avaliação da depreciação de um caminhão. Enquanto no caso de carros leves existe uma variedade de referências de preços confiáveis, como a tabela FIPE e a tabela Molicar para veículos usados, no segmento de caminhões essas referências não são tão abrangentes nem tão confiáveis.
A diversidade de modelos e usos, bem como a valorização variável dos caminhões, torna a avaliação da depreciação mais complexa e menos precisa em comparação com os veículos leves.
Apesar desses desafios, o conceito fundamental do TCO permanece válido para frotas pesadas. A compreensão dos custos associados, mesmo que mais complexos de calcular, como os pneus, e a busca por referências confiáveis para avaliar a depreciação são etapas importantes para uma gestão eficiente.
Quais custos o TCO da frota abrange?
O TCO abrange todos os custos relacionados à propriedade de um determinado ativo, incluindo custos diretos, indiretos e até mesmo alguns intangíveis, sempre que possível.
O objetivo é ter uma representação realista de quanto custa a posse desse ativo. Caso contrário, a empresa estará se enganando, pois alguém terá que arcar com esses custos. Por exemplo, se você instalou um software, alguém terá que pagar pela licença. Portanto, é crucial fazer os cálculos corretamente.
No entanto, alguns custos ocultos podem ser difíceis de prever. Um exemplo disso é o custo de acidentes. Quando se elabora uma planilha precisa, não se sabe com certeza qual será o custo de acidentes. No entanto, é sabido que esses custos existem. Eles podem ser considerados com base em estatísticas e médias.
Ao analisar a frota de veículos, por exemplo, é possível estimar quantos acidentes de determinada gravidade ocorrerão em média ao longo do ano.
Quais os principais itens que compõem o TCO?
O TCO é composto por custos fixos, variáveis e oocultos.
Entre os custos fixos, destacam-se:
- Depreciação do veículo (perda de valor do veículo ao longo do tempo);
- Custo de oportunidade;
- Seguro;
- Telemetria.
Entre os custos variáveis, encontram-se:
- Combustível;
- Pneus;
- Manutenção;
- Sinistros não cobertos pelo seguro;
- Multas de trânsito;
- Pedágio.
Por último, temos os custos ocultos. Sabe quais são eles?
São os custos que não envolvem os veículos, mas estão ali. Os custos administrativos, por exemplo, é um deles.
É importante ressaltar que o combustível é um dos principais custos variáveis, representando até 30% do total.
Como calcular o TCO?
Ao juntar todos os custos do veículo, basta enquadrar ele na fórmula e tirar o resultado.
A fórmula é:
Valor da compra do veículo + Despesas de uso + custos de manutenção – valor de revenda do veículo = TCO
Agora, basta encontrar as informações necessárias.
Onde conseguir as informações necessárias?
Ao gerenciar uma frota, é fundamental ter acesso a informações precisas para analisar e calcular os custos envolvidos. Como gestor de frota, você possui algumas dessas informações em suas mãos. No entanto, é necessário buscar orientações adicionais em outras áreas da empresa.
Uma fonte importante de informações é o departamento financeiro. Ao conversar com a equipe financeira, você pode obter dicas e orientações sobre custos de oportunidade, taxas de juros e impostos. O sistema fiscal no Brasil é conhecido por sua complexidade, e o pessoal da contabilidade e fiscalidade pode fornecer insights valiosos nesse aspecto.
Além de buscar informações nessas áreas, é essencial contar com um bom sistema de gestão de frota. Esse sistema deve permitir que você tenha controle e acesso às informações necessárias, e monitoramento em tempo real dos veículos.
Como realizar a redução de custos?
Existem várias medidas que podem ser adotadas para otimizar a gestão e reduzir os custos envolvidos do TCO. Abaixo estão algumas dicas importantes a serem consideradas:
1. Avalie a necessidade de locação de curto prazo:
Verifique se existem carros sendo frequentemente alugados em locadoras para uso de curto prazo.
A locação de curto prazo é mais cara do que a locação de longo prazo, portanto, é recomendável controlar e analisar se é mais vantajoso optar pela locação de longo prazo ou pela compra direta do veículo.
2. Tempo de retenção do veículo:
Analise o tempo de uso dos veículos em sua frota. Enquanto contratos de locação de três anos são comuns, considerar contratos de quatro ou cinco anos pode ser uma opção viável, já que contratos de prazo mais longo geralmente são mais econômicos.
3. Rodagem e manutenção:
Leve em conta a quilometragem percorrida pelos veículos e sua relação com o tempo de retenção. Evite altas quilometragens que possam resultar em custos elevados de manutenção. É importante equilibrar o tempo de uso do veículo com a quantidade de quilômetros percorridos.
Não negligencie a importância da manutenção preventiva. Realize regularmente as manutenções recomendadas pela montadora, evitando custos mais altos com reparos corretivos.
4. Terceirização da frota:
Considere terceirizar parte ou toda a frota. Geralmente, essa opção pode ser mais vantajosa em termos de economia, pois as locadoras possuem sistemas de controle de manutenção eficientes, evitando desperdícios e custos indevidos. Além disso, as locadoras podem obter descontos significativos na compra de veículos diretamente das montadoras.
5. Vantagens fiscais das locadoras:
As locadoras de veículos têm benefícios fiscais, como IPVA incentivado em 17 estados brasileiros. Isso significa que elas pagam menos impostos sobre os veículos do que pessoas físicas ou empresas convencionais. Ao alugar veículos, você pode se beneficiar dessa vantagem fiscal.
6. Simplificação administrativa:
Ao terceirizar parte ou toda a frota, você pode simplificar a administração dos veículos. Recebendo apenas uma fatura ou boleto para pagamento de todas as despesas relacionadas à frota, você reduz os custos administrativos internos.
7. Utilização de telemetria:
Considere a implementação de sistemas de telemetria na frota.
A telemetria é uma ferramenta moderna e eficaz de gestão de frota, permitindo rastrear a localização dos veículos, monitorar o estilo de condução dos motoristas e lançar programas de educação defensiva.
Essa abordagem pode levar a economias significativas, como a redução do consumo de combustível e a prevenção de despesas não programadas.
8. Política de uso e treinamento:
Analise e atualize sua política de frota, e inclua treinamentos de direção defensiva.
Estabeleça programas de competição interna para incentivar os motoristas a adotarem práticas mais econômicas e seguras ao volante.
O treinamento adequado dos motoristas pode resultar em redução de custos consideráveis, uma vez que eles desempenham um papel fundamental no sucesso da gestão da frota.
9. Escolha de veículos adequados:
Faça uma seleção criteriosa dos veículos da frota, considerando o consumo de combustível, a segurança e a confiabilidade.
Optar por carros com bom desempenho nessas áreas pode trazer economia a longo prazo.
O que é TCOL?
O Total Cost of Operational Leasing (TCOL) é um conceito desenvolvido por Walter para facilitar a comparação de propostas de locadoras de veículos. Ele se refere ao custo total do arrendamento operacional. Vamos fornecer um exemplo simples para entender melhor esse conceito.
Suponha que você esteja analisando duas propostas de locação de veículos. A primeira proposta é um aluguel de R$2.000 com uma franquia de seguro de 10% do valor do carro, enquanto a segunda proposta é um aluguel de R$2.050 com uma franquia de seguro de R$3.000. Essa comparação pode ser complicada, pois às vezes o mais barato pode sair mais caro.
Por exemplo:
Se o carro estiver mal e inadequadamente segurado, uma batida resultaria em despesas significativas para você. Algumas locadoras utilizam uma franquia de 20% do valor do carro, o que significa que o veículo está sub segurado e qualquer incidente acarretaria em altos custos adicionais.
Para equalizar as propostas de locação, é necessário realizar cálculos relativamente complexos para chegar ao TCOL. Esse cálculo visa padronizar as propostas recebidas das locadoras, permitindo que você compare “banana com banana” e não “banana com laranja”. O TCOL leva em consideração não apenas o valor do aluguel mensal, mas também os custos relacionados ao seguro, franquias e outros fatores que podem impactar o custo total do arrendamento operacional.
Ao utilizar o TCOL, você terá uma visão mais abrangente e precisa das propostas de locadoras, permitindo uma tomada de decisão mais informada ao escolher a opção mais vantajosa para sua empresa.
Tem como calcular o TCO para carros elétricos?
A questão dos carros elétricos é realmente possível, mas o cálculo para determinar sua viabilidade é um tanto mais complexo. É inegável que a manutenção é mais barata e o custo do combustível também é menor. No entanto, o custo financeiro inicial é maior, já que os carros elétricos custam quase o dobro dos veículos convencionais. Além disso, há uma grande incógnita que é a duração da bateria, que representa cerca de 30% a 40% do preço do carro, dependendo do modelo.
É comum observar a deterioração das baterias em dispositivos eletrônicos, como celulares, após alguns anos de uso. Esse fator levanta dúvidas sobre a durabilidade das baterias dos carros elétricos.
