O aumento da frequência de abastecimentos pode ser um sinal de desvio de combustível nas empresas, e isso é mais comum do que se imagina, impactando fortemente nos custos da frota.
Trouxemos um caso real do gestor Rogério Jordan, para mostrar como ele identificou o desvio na empresa que trabalha, como agiu e quais as soluções para prevenir essa prática.
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Rogério Jordan
Rogério atua há mais de 17 anos com frotas de veículos.
Começou sua carreira no ramo de aluguel de carros, tendo experiência desde o atendimento no balcão, até a padronização de mais de 60 lojas no Brasil.
Hoje em dia, Rogério presta consultoria em empresas na parte de gestão de frotas.
Como foi descoberto o desvio de combustível na empresa?
Rogério foi contratado por uma empresa do interior de São Paulo para prestar sua consultoria.
Na época, a empresa estava passando por um momento de expansão nas suas operações, e para isso, precisava de um serviço como do Rogério para poder montar uma estrutura.
A empresa possuía até o momento 120 veículos, e todos os motoristas utilizavam cartão combustível para abastecê-los, onde ligavam com bastante frequência para a empresa pedindo por inclusão de crédito no cartão.
“Até então, eu entendia que era uma operação muito homogênea, onde não poderia haver uma discrepância muito grande de abastecimento entre um veículo e outro” – Rogério Jordan.
A partir desse comportamento frequente, onde havia de 4 a 5 chamados por dia para aumentar o limite do cartão, Rogério começou a identificar que havia algo de estranho na gestão.
Indo mais adiante, Rogério extraiu relatórios do sistema do cartão combustível e identificou um fato interessante:
Enquanto um carro tinha gastado R$300 com combustível, outro tinha gastado R$1500 – considerando que ambos faziam um percurso semelhante.
Como último feito, Rogério verificou no sistema de rastreamento da empresa a quilometragem rodada desses veículos e quanto seria o valor do combustível, comprovando que estava sendo gasto muito mais do que era rodado.
Quais ações foram feitas após a descoberta?
Todas essas informações foram passadas para a diretoria da empresa, que decidiu tomar ações diante disso.
Primeiramente, foram colocadas travas de segurança no sistema de cartão combustível, para que qualquer movimentação ou uso suspeito do cartão seja bloqueado, sendo necessário que o condutor faça o pedido de desbloqueio à empresa.
Logo após isso, a empresa buscou por documentos técnicos, que pudessem servir como base para as futuras tomadas de decisão, como:
- Manual do veículo para verificar indicação de consumo médio;
- Envio dos veículos em oficinas credenciadas, para garantir o seu pleno funcionamento;
“Juntamos diversos documentos e pareceres técnicos para provarmos que os veículos não tinham problemas relacionados ao consumo de combustível” – Rogério Jordan
O que foi feito com os condutores envolvidos no desvio?
Todo esse caso envolveu a diretoria, RH e jurídico da empresa, e como uma forma de reformular a estrutura da operação, quem esteve envolvido no caso foi demitido.
Após toda essa reformulação, o gasto de combustível de um mês de 2019 para um mês de 2020 diminuiu em R$40.000,00.
Como evitar casos de desvio de combustível na gestão de frota?
Rogério conseguiu acabar com o desvio de combustível na frota em que prestou serviço, no entanto, você pode evitar que isso aconteça.
Para isso, ele nos dá algumas dicas:
1. Saiba usar o cartão combustível
Se a sua empresa trabalha com cartão combustível, a primeira dica que o Rogério dá é em conhecer a sua plataforma de combustível.
“Vai a fundo na sua plataforma, conheça seus recursos e como eles podem ser utilizados para inibir a prática do desvio de combustível.” – Rogério Jordan.
2. Média de Combustível dos veículos
Conheça a média de combustível dos veículos da sua frota.
Adote como padrão a média do manual da marca do veículo e parametrize essa informação no sistema de rastreamento, por exemplo.
3. Cruze informações com um sistema de rastreamento
As rotas registradas no sistema de rastreamento foram cruciais para apontar o desvio de combustível na frota e, logo após isso, o sistema passou a ter um papel cada vez mais relevante naquela empresa.
Não é de hoje que falamos em como um sistema de gestão de frotas pode reduzir custos, seja com combustível, como também em manutenções, multas e acidentes.
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