Trabalhar com planilhas para fazer a gestão de manutenção de frotas pode ser o caminho para quem procura inserir tecnologia sem custos, na sua gestão de frotas.
Neste post, vamos conversar com o Saulo Aquilo, gestor experiente que já palestrou para mais de 1.200 pessoas e ministrou diversos cursos sobre como usar planilhas para fazer a gestão de manutenção de frotas.
A live foi sensacional e eu aconselho a você à assistir o quanto antes, pois algumas lives saem do ar, ficando disponíveis apenas para Alunos do Curso Frota Para Todos, que já teve suas inscrições encerradas para este ano.
Conteúdo
Planilhas para Gestão da Manutenção
Dentro da gestão de frota, podemos encontrar diversos tipos de planilhas, como por exemplo de combustível, custo de operação e a de manutenção.
Apesar de hoje em dia termos mais acesso a tecnologia focada em gestão de frotas, as planilhas tem uma função importante dentro da empresa, podendo serem feitas de maneira online.
Quantas planilhas você utiliza hoje?
Durante a Live, perguntei ao Saulo quantas planilhas a empresa que ele trabalha utiliza:
“Toda nossa rotina é baseada em planilhas. Utilizamos planilhas desde o controle de combustível até o controle de insumos operacionais, totalizando por volta de 8 planilhas”.
Saulo Aquino
Basear o número de planilhas de acordo com sua rotina é importante, pois assim você tem todas suas ações registradas, podendo analisá-las na tomada de decisões.
Você utiliza algum sistema para ajudar na gestão da frota?
Apesar das utilidades de uma planilha, hoje em dia é imprescindível utilizar tecnologia para poder fazer a gestão funcionar.
Na empresa em que Saulo trabalha, eles utilizam um sistema de ERP e outro de rastreamento dos veículos, e dessa maneira, eles integram as informações de todos os setores e obtém informações sobre a situação dos veículos.
“Para algumas atividades, as planilhas deixam de ser complementares e passam a ser o principal meio de informação, tamanha sua importância.”
Saulo Aquino.
Planilhas online ou offline?
Para que possamos prosseguir, vamos contextualizar os termos offline e online:
Offline: Quando a planilha é feita no Excel, de tal forma que não é compartilhada por vários computadores;
Online: Quando a planilha é compartilhada na nuvem, com o propósito de que todos os colaboradores tenham acesso em qualquer lugar.
No momento, Saulo está passando por um processo de transição do offline para o online, e durante a Live ele explica o porquê:
“A medida em que a empresa foi crescendo e o número de colaboradores foi aumentando, percebemos a necessidade em compartilhar essas planilhas para mais pessoas, até porque temos colaboradores de outros estados do Brasil com quem devemos compartilhar esse tipo de informação.”
Saulo Aquino.
Controle por planilhas da Manutenção
Na minha conversa com o Saulo, pude perceber que ele preza por fazer o básico bem feito, e opta em fazer uma planilha de manutenção preventiva.
Não é novidade que a manutenção preventiva é 30% mais econômica do que a corretiva, situação em que você leva o veículo à manutenção quando acontece um problema.
As informações dessas planilhas são trazidas pelos próprios motoristas, que devem zelar pelo veículo da empresa.
Entre as informações que a planilha levanta estão:
- Avaria na lataria;
- Lâmpada quebrada;
- Necessidade de troca de óleo;
- Calibragem de pneus.
“Cuidando dos veículos antecipadamente, dificilmente haverá um problema no futuro.”
Saulo Aquino.
Em uma live para o canal, eu ensinei como fazer um checklist do veículo, ferramenta essencial para o gestor de frota fazer a gestão da manutenção preventiva:
Cuidados ao utilizar planilhas na gestão
Apesar das planilhas terem seu valor como fontes de informação, utilizá-las em excesso pode acabar virando um problema.
Quanto mais planilhas você tem, mais difícil fica para gerenciá-las e extrair informações.
Quando se trata de informação, deve-se focar sempre na qualidade e não na quantidade.
“Temos que nos perguntar se os dados que estamos juntando tem algum valor significativo dentro da gestão. Se não tem, devemos descartar e focar no que realmente importa.”
Saulo Aquino.
