Hoje vou apresentar um passo a passo simples de gestão de frotas para iniciantes.
A função do gestor de frotas não é apenas controlar a utilização os veículos, mas sim planejar e gerenciar todos os processos que envolvem os veículos da empresa.
O que é gestão de frotas?
Gestão de frotas é um sistema gerencial, muitas vezes encontrado em forma de um departamento, que faz o controle de processos e atividades ligados à frota de veículos das empresas.
Sendo uma condição fundamental para o gerenciamento dos veículos, pois centraliza todas as informações da administração da frota em um único lugar.
O gerenciamento desses processos resulta em mais produtividade da frota e redução de custos para a empresa.
Como um gestor iniciante pode fazer a gestão de frotas
Comece simples, menos é mais.
Com 20% das ações mais importantes, você pode atingir 80% do resultado desejado.
Você pode ser um profissional que vai seguir carreira como Gestor de Frotas ou alguém que simplesmente acumula essa função, não importa.
Os objetivos são os mesmos e a forma de começar também.
Fiz um vídeo sobre Gestão de frotas para iniciantes para o meu canal, e recomendo muito que você assista:
1. Crie uma política de frota
Elabore uma política de frota, pode ser algo simples.
Após a elaboração dessa política, disponibilize para os motoristas atuais da empresa e, sempre que um novo motorista entrar, passe para que ele possa ler e assinar.
Preparamos um Modelo de Política de Frota para a sua empresa.
Personalize este documento de acordo com seu perfil, pois sabemos que muitas empresas tem particularidades específicas.
2. Faça uma lista dos veículos e motoristas
O segundo passo é documentar a estrutura da frota atual, listando os veículos e os motoristas que trabalham na empresa.
Passe esses dados para uma planilha, de forma que facilite a localização das informações nela.
Para os veículos, recomendo separar as colunas em: marca, modelo, placa, ano e um link para a pasta com os documentos em anexo.
Se você não possui uma pasta com os documentos digitalizados, recomendo fortemente que digitalize toda a papelada, assim ficará mais fácil gerenciar todas as informações da frota.
Para os motoristas, recomendo separar as colunas em: nome, apelido, matrícula na empresa (se tiver), telefone, endereço, CNH, CPF e link para a pasta com os documentos.
Essa listagem é fundamental para o gerenciamento da frota, e facilitará a busca de dados que serão usados futuramente.
3. Treine e aconselhe os motoristas
Além do veículo, o motorista é o principal recurso da frota de veículos.
Sendo o maior responsável pela produtividade e redução de custos da frota, é necessário que você treine e aconselhe os seus motoristas.
Os benefícios da gestão de motoristas, podem ser percebidos na:
- Redução de manutenção;
- Redução do consumo de combustível;
- Redução de multas de trânsito.
- Redução de acidentes de trânsito
Faça treinamentos internos, que orientam o seu motorista a ter uma condução segura dos veículos, respeitando as leis de trânsito e o patrimônio da empresa.
Irei disponibilizar o Ebook grátis ‘’Sobrevivência no Trânsito’’ de uma parceria que fizemos há um tempo.
Com esse ebook, você e seu motorista farão um treinamento que orienta a forma correta de condução dos veículos da empresa.
Isso vai resultar em redução de acidentes e, por consequência, em redução de multas, consumo de combustível e gastos com manutenção.
Sei que mesmo com um treinamento de condução, alguns motoristas ainda não terão o ‘’incentivo’’ para conduzir adequadamente o veículo da frota.
Pensando nisso, fiz um post aqui no blog que mostro um método de premiação simples e barata para o motorista que gera bons resultados. Veja o post abaixo:
Gestão de motoristas: dica de premiação simples e barata que gera bons resultados
4. Crie um plano de manutenção
A gestão da manutenção dos veículos é uma das principais funções do gestor de frotas.
A manutenção do veículo em dia, além de reduzir gastos imprevistos, reduz o consumo de combustível e evita acidentes.
Você pode começar com um simples Checklist do Veículo e ir progredindo com o tempo.
Uma boa parte das empresas já utilizam esse método, e garantem que esse método reduz o custo de manutenção em até 16%.
O método trata-se de uma série de verificações no veículo, a maior parte delas simplesmente visuais, e que deverão ser feitas cada vez que o veículo for utilizado.
No post abaixo explico como usar o Checklist dos Veículos em sua empresa.
Como usar o checklist para reduzir a manutenção dos veículos
5. Faça o controle de consumo do combustível da frota
A cada ano o combustível vai ficando mais caro, aumentando os custos operacionais da empresa.
O mínimo que um gestor de frotas deve ter são informações básicas sobre o consumo da frota. Como, por exemplo:
- Consumo médio de combustível (Km/l) por veículo;
- Total do custo (R$) mensal de combustível;
- Quantidade total (litros) consumida mensalmente;
- Quem abasteceu, em que dia e qual valor.
Essas informações possibilitam a tomada e análise de ações assertivas para a redução de consumo do combustível.
Recentemente fiz um vídeo para o meu canal em que mostro como fazer o controle de combustível da frota e quais são seus benefícios:
Para fazer o controle de combustível da frota, utilize a Planilha Inteligente de Controle de Abastecimento que criamos.
O bom é que com essa planilha você também poderá controlar o KM rodado dos veículos.
6. Gerencie os gastos com multas de trânsito
Fazer a boa gestão de multas de trânsito para sua frota é essencial, porém, existem algumas dificuldades nessa tarefa.
Quando a multa chega à empresa, as perguntas são sempre as mesmas:
- Quem estava utilizando o veículo na data do evento?
- Como farei para descobrir o condutor?
- A empresa pode ou deve descontar a multa do salário do funcionário?
Antes de mais nada, é necessário que a sua empresa tenha uma política de uso do veículo.
Para isso, use o Termo de Responsabilidade de Uso do Veículo da Empresa.
Só dessa forma você poderá descontar a multa do funcionário que dirigia o veículo no momento da infração.
Para saber quem estava utilizando o veículo é necessário que você faça algum tipo de controle de utilização do veículo.
Isso pode ser feito com a Planilha de Controle de Entrada e Saída dos Veículos.
Mas, o ideal é que você utilize um sistema de rastreamento e gestão de frotas.
Só com o uso dessa tecnologia, você poderá afirmar com precisão de local e hora, quem realmente estava dirigindo o veículo.
Com o uso de um sistema como esse, o motorista terá mais cautela e zelo na hora de dirigir, isso trará uma redução de multas dos veículos da empresa.
Veja como um sistema de rastreamento pode reduzir as multas de trânsito:
Como a Cia do Tio João reduziu em 60% as multas de trânsito
7. Conheça os seus custos reais
O custo mensal da frota é o resultado de todos os custos envolvidos para se manter a frota.
Os custos da frota se dividem em custos fixos e custos variáveis.
O principal conceito para definir se um custo é fixo ou variável é bem simples: Se o veículo ficar parado, este custo irá existir e será igual usando o não usando o veículo?
Se a resposta for sim, o custo é fixo. Caso contrário, o custo é variável.
O custo variável é aquele que aumenta ou diminui conforme a utilização do veículo: Ex.: Combustível, Pneus, Óleos…
O custo fixo não se altera de acordo com a quantidade do uso. Ex.: IPVA, Licenciamento, Seguro, etc.
Para facilitar esse gerenciamento, criamos a Planilha para Cálculo do KM Rodado e Custo Mensal do Veículo.
8. Análise os resultados e tome ações
Após reunir todas as informações acima, com o tempo, você verá discrepâncias entre os custos e gastos dos veículos. Tudo que estiver fora de uma ‘’normalidade’’ deverá ser verificado.
Por exemplo, o custo elevado do consumo de combustível pode ser a falta de manutenção do veículo ou até mesmo o modo de direção do motorista.
Caso a discrepância seja alta demais, recomendo que mostra o dado para o motorista do veículo para que ele fique ciente.
E caso você constate que aquele problema pode estar sendo causado por uma condução negligente do motorista, é necessário que você tome uma ação mais imediata como a advertência para o seu funcionário.
9. Automatize os processos
Você até pode fazer a gestão de frota inicialmente por meio de planilhas, mas o que eu recomendo mesmo é um sistema de rastreamento e controle de frota.
Um sistema trará autonomia e precisão no fornecimento de informações sobre a sua frota. Tudo de forma automática.
Com o Contele Rastreador, você poderá:
- Monitorar a frota em tempo real;
- Ver o KM rodado dos veículos e o gasto com combustível
- Configurar lembretes de revisões e manutenções dos veículos;
- Gerenciar os motoristas e saber o que eles fazem com os veículos da sua frota;
- Criar eventos de excesso de velocidade e uso fora do horário permitido;
- Acessar relatórios consolidados e receber notificações por e-mail;
- E muito mais…
Veja mais benefícios do nosso sistema acessando agora mesmo o nosso site Contele Rastreador.
Mais uma vez espero ter ajudado com esse post!
Caso não seja você o responsável pela frota da empresa, compartilhe com quem é, tenho certeza que esse conteúdo ajudará muito a sua empresa.
