Estamos próximos do fim do ano, e isso significa que precisamos fazer uma coisa: criar o planejamento da gestão de frota para 2023.
Alinhar o orçamento da empresa com os objetivos do seu setor não é tarefa fácil, mas com a ajuda das gestoras Daniele Ballestre e Andreia Rodrigues da Primaq, vamos simplificar o assunto para você!
O momento ideal para iniciar o planejamento
Estamos no começo de dezembro, e nesta época do ano, é natural darmos uma desacelerada. No entanto, Daniela afirma que quanto antes começar a planejar a frota para o próximo ano, melhor.
A essa altura, a empresa já tem toda base do histórico de custos do ano que passou, por meio de planilhas e sistemas.
Além disso, ao entregar à diretoria um planejamento adiantado, melhor será para a empresa, já que haverá a possibilidade de revisar e corrigir informações passadas. Desta maneira, a gestão de frota poderá começar dentro dos trilhos logo em janeiro.
Como começar o planejamento da gestão de frota da sua empresa
O planejamento da gestão de frota precisa considerar os KPI’s do passado, presente e futuro. Ou seja, para que as informações do documento sejam compreensíveis, é preciso constar, por exemplo, quais foram os resultados de 2021 (passado), quais foram os resultados do ano atual (presente), e qual é a expectativa de 2023 (futuro).
Dessa forma, o gestor tem claro se ele cumpriu com a meta de 2022, e se pode aumentar ela para o próximo ano.
Mas, o que deve estar dentro do planejamento de frota?
1. Informações gerais sobre a frota
Ao ler um planejamento, a pessoa precisa visualizar a situação atual da frota. Com isso, é preciso mostrar:
- Sumário de localização por onde os veículos passam;
- Veículos utilizados por cada área da empresa (setor administrativo, comercial e de serviços, por exemplo);
- Veículos por proprietário (se é frota própria ou terceirizada);
- Veículos por modelo.
Uma visão geral como essa pode guiar a respostas de erros e acertos que aconteceram no ano.
2. Disponibilidade dos veículos da frota
Um veículo produtivo é aquele que passa o menos de tempo possível na garagem. Um gestor de frota precisa manter a frota rodando, pois é um sinal que estão em perfeitas condições e que eles estão cumprindo com o serviço da empresa.
Mas, para que uma frota possa sempre estar disponível, é necessário realizar manutenções preventivas e gestão de pneus, o que faz com que – ironicamente -, ele precise estar algumas vezes na manutenção.
No entanto, quando é feita uma gestão inteligente, essas pausas são mínimas e não impactam na manutenção, porém não podemos contar com a meta de “manter os veículos 100% disponíveis”.
Sendo assim, vamos trabalhar com um indicador muito importante: o TIN, que significa Taxa de Indisponibilidade.
Ao dividir as horas paradas do veículo com as horas que ele está disponível, chegamos ao TIN, que é a porcentagem que um veículo (ou frota) ficou parada em um veículo.
Sendo assim, a meta de ano após ano é sempre diminuir o TIN, pois isso significa que o veículo ficou mais tempo disponível.
3. Previsão de compra de novos veículos
Com o crescimento da empresa, vem a aquisição de novos veículos para cumprir com a demanda.
E, com essa aquisição, vem uma série de custos que precisam ser contabilizados.
Além do preço do veículo, temos os custos com combustível, de depreciação, oportunidade, seguro, entre outras coisas, até chegar no CPK.
Sendo assim, mais um ponto para adicionar no planejamento da gestão de frota.
Leia também: Aula de CPK: Como Calcular o Custo por KM Rodado dos Veículos da Frota + Planilha Grátis
4. Diminuir todos os custos possíveis
Um gestor de frota conseguir reduzir muitos custos, como:
- Combustível;
- Pneus;
- Aluguel de veículos;
- Manutenção.
Para isso, é necessário propor ações de melhoria dentro do planejamento de gestão de frota, para cada item. Essas ações precisam ser realistas, levando em consideração todos as ferramentas que você tem em mão.
Não sabe como traçar uma meta realista? Leia este artigo e entenda o que é a Meta SMART.
5. Apresentar recursos e orçamentos necessários para o planejamento acontecer
De forma mais objetiva possível, é preciso informar os recursos necessários para atender todas as demandas da frota.
Nesta parte, é preciso analisar em conjunto com a equipe e os setores envolvidos, que geralmente são:
- Setor de comercial e de serviços;
- Setor de manutenção;
- Setor administrativo.
“Precisamos a mentalidade que, quando utilizamos os recursos propostos corretamente, vamos reduzir nossos custos e que retornará para nosso setor”
Daniele Ballestreri
6. Não tenha medo de buscar o melhor para sua frota
Um investimento envolve dinheiro no início, e por isso, muitas empresas ficam estagnadas em seus resultados, pois não enxergam retorno no negócio.
Porém, precisamos ir além desse medo que muitas empresas ainda têm, e partir para a solução.
Um investimento que vai trazer retorno financeiro para qualquer frota, é a aquisição de um sistema de gestão de frota.
Antes um item de luxo, hoje a aquisição pode ser feita por empresas de qualquer porte, sabido os resultados que elas trazem.
Por exemplo, sabemos que a redução de combustível média das empresas que usam o Contele Rastreador é de 22%.
Se você tem interesse em reduzir os custos da sua frota, não deixe de conhecer o Contele Rastreador.
Ah, e para mais informações de como fazer um planejamento da gestão de frota, assista a live completa que fiz com a Daniele e Andreia.
