O controle de combustível por um sistema, ou uma planilha, ajudará na tomada de ações para a redução do consumo dos veículos.
Mas qual é a melhor forma de fazer esse controle? Sistema ou Planilhas Online?
Neste post, vamos abordar os 2 métodos, e deixar você decidir qual é o melhor para a sua empresa.
Conteúdo
A importância do Controle de Combustível
Muitas empresas optam por não controlar o combustível da frota, se limitando apenas a pagar as contas do abastecimento, considerando isso como um custo necessário ou normal.
Isso pode ser um grande erro, pois é totalmente possível reduzir esse custo, focando no consumo de combustível dos veículos.
O consumo médio de combustível é um dos itens mais importantes na gestão de frotas, pois ele reflete uma série de outros fatores, como:
- Modo de condução;
- Problemas de manutenção;
- Calibragem dos pneus;
- E até o uso do veículo para fins particulares.
Por isso, é necessário que você fique atento aos motoristas e veículos com um consumo ruim.
Além disso tudo, gerenciar o combustível da frota vai te ajudar a ter um controle do gasto total da empresa, chegando no custo médio por litro, custo por km rodado, entre outros indicadores importantes.
Qual a melhor forma de controlar o combustível?
Já ficou claro que o importante é você fazer o controle de combustível e que, caso a sua empresa ainda não tenha, pode estar perdendo dinheiro.
Vamos agora abordar os 2 métodos principais para fazer esse controle, que é por meio de planilhas ou sistemas.
Planilhas para Controle de Combustível
As planilhas podem ser um ótimo começo para você que deseja controlar o combustível, sem custos para a empresa.
Podendo ser offline ou online, a planilha vai te ajudar a organizar os dados dos abastecimentos e chegar no consumo médio da frota.
No caso das planilhas offline (Excel por exemplo), vejo algumas desvantagens, como:
- Possibilidade de perder o arquivo;
- Apenas quem tem acesso aquele computador pode alimentar e visualizar os dados;
- Apenas uma pessoa pode acessar por vez;
- Não é possível contar com a participar simultânea dos motoristas.
A melhor opção são as planilhas onlines, como o Google Planilhas e Microsoft 365.
Com essa planilha online, se torna possível o preenchimento dos abastecimentos pelos motoristas, com a edição e análise dos dados pelo gestor. Tudo simultaneamente.
Dessa forma, você tem várias vantagens:
- Backup e atualizações da planilha automáticos (sem necessidade de salvar);
- Compartilhamento online com outros pessoas;
- Atualização simultânea do conteúdo da planilha;
- Engajamento dos motoristas com os registros de abastecimentos.
Esse último item é uma das melhores funções das planilhas online que você pode ter na gestão da sua frota.
Por meio do Google Formulários, o motorista pode registrar o abastecimento e fotografar a nota fiscal, e tudo ficará disponível para você na planilha.
Isso faz com que você receba na planilha os abastecimentos automaticamente, e na hora que eles foram registrados.
Com os dados na planilha, você poderá calcular as médias, criar gráficos e dashboards, como desejar.
Sistemas para Controle de Combustível
A principal vantagem de um sistema para controle de combustível é que ele já está pronto para esse objetivo.
O Contele Rastreador, por exemplo, é um sistema de rastreamento e gestão de frotas, e conta com recursos para o controle de combustível.
Por meio de um aplicativo, o motorista pode registrar os abastecimentos dos veículos:
Com o registro, os dados vão para o Contele Rastreador, onde o gestor pode acompanhar as médias de consumo por veículo e motorista.
Conclusão: Comece hoje mesmo
Como falei, o importante é você tem algum tipo de controle, seja por planilha ou sistema.
O que eu te recomendo para começar hoje mesmo é criar a sua planilha e acompanhar o consumo dos veículos.
Em paralelo a isso, você pode conhecer o Contele Rastreador, fazendo a cotação e apresentação desse sistema.
Após ter o controle de combustível, é a hora de estabelecer metas para a redução, mas isso é assunto para outro post:
- Como definir a meta ideal para o consumo de combustível
- O que Motiva um Motorista a Fazer Média de Combustível
- Utilizando um Sistema de Rastreamento NA PRÁTICA para Redução de Combustível na Frota
