Convencer a diretoria a fornecer recursos, depende muito de como você apresentará os relatórios de gestão de frota com os resultados.
Nesse post, conversaremos com o Master Driver Sérgio Luiz, para mostrar como os relatórios de alto nível podem promover ou vender seu serviço de gestão de frotas.
Conteúdo
Por que apresentar relatórios de gestão de frota?
Criar relatórios não é uma tarefa simples.
O responsável precisa coletar os resultados, montar o texto e se certificar que o conteúdo esteja claro e lúcido a quem for ler.
Sérgio admite que, no começo, ele não gostava de montar relatórios por conta de todo esse trabalho, porém, ao perceber sua importância, ele mudou de opinião.
O relatório é a melhor ferramenta para apresentar um panorama da gestão de frota, apontando os pontos negativos com um plano de melhoria
“Se você quer implantar uma ação na gestão de frota, as chances dela ser realizada vão aumentar se você registrar suas etapas em um relatório”
Sérgio Luiz
Para que serve um Relatório de Resultados?
Após finalizar uma ação ou projeto na empresa, o gestor de frota precisa apresentar os resultados dela para os diretores.
O relatório de resultados tem esse objetivo.
Através de um documento com textos, gráficos e números, o gestor consegue detalhar as etapas do projeto, e o que cada ação implicou nos resultados.
Além disso, um relatório evidencia e valoriza o esforço do gestor de frota, que está apresentando todo o seu rendimento.
“O que você acha melhor: uma apresentação informal, ou uma apresentação documentada, com exemplos tangíveis? Essa é a importância do relatório”
Sérgio Luiz
Veja também: Como gerar 80% dos Bons Resultados com 3 Itens Digitais e gratuitos
Relatório de resultados do Sérgio
Para ilustrar a importância do relatório em suas consultorias, o Sérgio compartilhou conosco o relatório que ele utiliza para apresentar os resultados que o seu trabalho trouxe para a empresa.
O relatório consiste em 4 partes:
1. Objetivo do relatório
Neste campo, se preenche o que você quer mostrar durante o relatório, ou seja, como estava e como ficou a gestão de frota após a implantação das ações.
Aqui, vamos adicionar a data de início das ações e a data de término.
2. Cenário encontrado
No formato de lista, o gestor detalha como a gestão de frota se encontrava antes de começar as ações.
Seja claro e direto nesta parte, listando todos os pontos a serem melhorados e os custos da frota, como:
- Média de km rodado por mês;
- Custo médio de combustível por litro;
- Consumo médio da frota;
- Quantidade de multas por mês;
- Entre outros indicadores.
3. Cenário atual
Assim como no item anterior, aqui você listará as ações executadas na sua gestão de frota, listando os pontos que melhoraram, e que ainda precisam ser acompanhados.
Neste ponto você deve apresentar:
- A economia gerada com as ações;
- Reformulação de procedimentos;
- Simplificação de processos;
- Entre outras melhorias.
Veja também: Como definir a meta ideal para o consumo de combustível
4. Conclusão
Neste ponto, é apresentado um resumo final das ações, considerações e sugestões para que a empresa mantenha os resultados positivos.
Prepare seus relatórios de gestão de frota
A comunicação clara e objetiva deve ser tratada com prioridade pelo gestor de frota, pois caso ela não exista, as partes não se entendem, o que acaba exigindo depois retrabalhando para se fazer compreender.
E para te ajudar nessa missão e fazer você ganhar uns pontos com a diretoria, nós estamos disponibilizando de graça o relatório apresentado na Live, totalmente editável para você adaptar para sua empresa.
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