Se você precisa do apoio da sua diretoria para aprovar projetos ou investir na gestão de frotas, essa Live é para você. No post de hoje, vamos trazer um caso real do que acontece quando a diretoria investe na gestão de frota e como você pode conseguir isso!
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Existe dificuldade do gestor de frota em aprovar investimentos junto a diretoria?
Se você sente dificuldades em aprovar projetos com sua diretoria, saiba que não é o único.
Em uma pesquisa com 186 respostas, 50% respondeu que tem muita dificuldade para convencer a diretoria a investir na gestão de frota.
Para que você faça com que a empresa invista nos seus projetos, você precisa de autoridade e conhecimento. Sendo assim, nada melhor do que um caso real para ilustrar a situação.
Para esse post, eu conversei com o gerente Thomas Jefferson e coordenador de frota Alan Silveira para contar um pouquinho sobre o case de sucesso de ambos.
Por que a diretoria não aprova as suas ideias?
A segurança que você transmite ao defender suas ideias é um dos fatores que influenciam na aprovação de projetos. Transmitir uma comunicação clara e bem estruturada é crucial para causar uma boa impressão nos superiores.
Você não vai desenvolver essa habilidade da noite para o dia, portanto, é recomendável começar com projetos menores para construir sua autoconfiança.
Se sua proposta inicial é um projeto grande, dedique-se a estudar muito para garantir que sua proposta seja sólida e impecável, pois uma falha inicial pode prejudicar a aprovação de projetos futuros.
Certifique-se de detalhar a situação inicial, o resultado esperado e todo o processo que será necessário para alcançá-lo.
Esses detalhes podem fazer a diferença na hora de convencer seus superiores.
O que levou os dois a buscarem mais apoio da diretoria?
Apesar da empresa onde o Thomas e Alan trabalham ser nova, ela possui uma frota de 1.000 veículos.
A empresa não fazia ideia da quantidade de veículos que estavam operando e, para solucionar o caso, Thomas e Alan começaram um processo para mapear essa quantidade.
Mas, porque mapear os veículos da frota é tão importante?
Simples: Se um gestor de frota não tem controle sobre a quantidade de veículos, motoristas e placas, fica muito difícil identificar outros problemas.
A partir do mapeamento, os entrevistados passaram a entender as dificuldades logísticas e organizacionais da empresa.
Os desafios que eles encontraram foram:
- Veículos parados em oficinas;
- Necessidade de unificar sistemas de telemetria;
- Reduzir gastos com abastecimento;
- Internalização de processos;
- Atualização da política de frota.
1. Veículos parados em oficinas
Após realizar o mapeamento, eles perceberam que a empresa tinha uma parcela considerável de veículos parados em oficinas.
Ter um veículo parado significa prejuízo para sua frota. Quando o veículo fica inativo, gera custos tanto de reparo quanto de trabalho, e aumenta o seu TIN.
Por isso, os dois proporam construir uma oficina interna.
Eles totalizaram os custos que a empresa tinha com as oficinas externas, e compararam com os custos que seriam se ela fosse interna.
Com isso, chegou a conclusão que valeria muito mais a pena, e que o investimento inicial da construção se pagaria em dois meses.
Para nossa surpresa, o investimento foi recuperado em apenas um mês.
Thomas Jefferson
2. Necessidade de unificar sistemas de telemetria
A empresa utilizava sistemas diferentes para visualizar informações que poderiam estar juntas.
Para simplificar, eles decidiram unificar tudo em um sistema de gestão de frotas para controlar as informações de motoristas e veículos.
Além disso, a empresa implantou câmeras nos veículos e outras soluções direcionadas para a gestão de frotas, como um sistema para transferência de pontos. Com essas boas práticas, sua frota poderá operar de maneira mais eficiente e econômica.
3. Reduzir gastos com abastecimento
Anteriormente, a frota abastecia em 99 postos dentro do estado de Manaus.
No fim de 2021, Thomas e Alan se reuniram com 4 donos de postos de abastecimento e fizeram um projeto para 2022: fidelizar o abastecimento de toda a frota nesses postos.
Para convencer a diretoria, a dupla fez um levantamento de dados sobre os gastos atuais com abastecimento, e a economia futura com a negociação dos postos.
Centavos de economia por litro, era o suficiente para redirecionar esse valor para outros projetos!
O dono do posto ganhou volume por vender mais e a empresa ganhou descontos, economizando valores consideráveis ao ano, superando a meta estipulada.
4. Internalização de processos
A contratação de sistemas na empresa permitiu internalizar processos que antes eram terceirizados.
Um exemplo disso é o licenciamento de veículos. Ao internalizar esse processo, eles economizaram com eliminando o custo do serviço, e também com o pagamento de multas dentro do prazos, devido ao maior controle dos veículos.
Além disso, Thomas e Alan implementaram um novo processo de auditoria de pontos, o que facilitou na resolução desse problema e na conscientização dos colaboradores.
5. Atualização da política de frota
Essa não é a primeira vez que o Thomas dá as caras nesse blog.
Na primeira vez, ele compartilhou conosco como aplicou a política de frota de forma lúdica. Em resumo, ele colocou adesivos com QR code nos porta-luvas dos veículos para que os condutores pudessem escanear, e assim visualizar a política de frota no celular.
Mas antes disso, como eles atualizaram a política de frota?
Na empresa do Thomas e Alan, todos colaboradores foram ouvidos para que as regras fossem elaboradas de forma funcional e eficiente.
Foi um trabalho em equipe, tendo o apoio do jurídico, compliance, e outros setores determinantes para que fosse possível realizar uma avaliação geral.
No início – conta Thomas -, foi bem difícil entender o cenário em sua amplitude e individualidade, mas foi um processo necessário até mesmo para entender quais seriam os próximos passos em relação a necessidades, solicitação de permissões, entre outros.
As comunidades e canal do Julio César contribuíram de alguma forma para sua gestão de frotas?
Alan nos conta que muitas ideias propostas por ele nasceram através do nosso conteúdo, tanto de lives quanto dos cursos, que inclusive foi custeado pela própria empresa.
Thomas acrescenta ao revelar que o custeamento do curso foi negociado com a diretoria por saber o quanto seria benéfico trazer o conhecimento para os colaboradores. A negociação foi pensada considerando o lema da empresa: destravar processos e evoluir pessoas.
Nem todas as empresas possuem a cultura de investimento em seus colaboradores. Sendo assim, uma das técnicas de convencimento é provar através de relatórios e métricas de que é possível tirar benefícios com uma ação.
Um gestor que estuda ou faz algum curso de Gestão de Frotas tem mais chances de obter o apoio da diretoria?
Alan não hesitou ao dizer que toda ação precisa ter um conhecimento prévio e também uma base sólida para que haja uma linha de raciocínio coerente.
É preciso entender a teoria para depois vivenciar a prática. Se você só vivencia, não saberá expressar suas ideias, assim como só ter a teoria e não viver a prática, não existirá finalidade para o conhecimento.
Tendo esse misto, não há como falhar em apresentar uma solução de forma satisfatória.
Como aprovar os seus projetos com a diretoria amanhã?
O primeiro passo é deixar de ter dados e passar a ter informações.
Portanto, analise e mapeie quais informações que você precisa ter, não dá para realizar uma gestão de qualidade com um acúmulo de dados.
Quer adquirir o conhecimento necessário que completa a sua vivência e auxilia na aprovação de projetos pela diretoria?
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Além disso, conheça o Contele Rastreador e faça um orçamento, tenho certeza que você não vai se arrepender de buscar aperfeiçoar a sua frota.
